Benefit organisering tager meget tid, men det er en meget tilfredsstillende præstation, når fordelene lykkes. Men før du planlægger noget, skal du bestemme hvilken fordel du vil organisere. Hvis du laver en stille auktion, skal du donere kunstværker; hvis det er en musikrelateret begivenhed, skal nogen kontakte top-tegning lokale kunstnere, som typisk booker to til tre måneder i forvejen. Hvert valg rejser forskellige logistiske spørgsmål.
Preliminær planlægning
Bestem, hvor mange frivillige der kræves. Tallene multipliceres eksponentielt, hvis du planlægger en gala med udførlige måltider og drikkevarer, som skal opstilles, serviceres og nedbrydes igen.
Vælg et sted. Tage hensyn til faktorer, der påvirker deltagelsen - som f.eks. Nærhed til offentlig transport. Lav en kort liste over tre eller fire valg.
Bestem, hvor mange penge der vil blive opkrævet, og hvordan målet nås.
Delegering af detaljerne
Få tilsagn fra det valgte sted og alle deltagende kunstnere. Jo mere kompliceret begivenheden desto længere er du nødt til at planlægge; to til seks måneder er normen.
Rekruttere et udvalg af venner, kolleger og forretningsforbindelser til at håndtere forskellige aspekter af arrangementet. Planlæg ugentlige møder for at holde styr på planlægningen og afværge eventuelle sidste minutsproblemer.
Søg sponsorer for at hjælpe med at absorbere omkostningerne i forbindelse med fordelene, fra dørpriser til mad og PA-systemer. De fleste sponsorer vil bytte tjenester til gengæld for en kampagne.
Prøv at afregne dit udvalg, sponsor og spillestil inden for de første par måneder af organisering. Start med at lede efter frivillige.
Få ordet ud
Fremgangsmåde presse kontakter om at lave en fortidshistorie om fordelene. Hvis pladsen ikke er tilgængelig, vær forberedt på at indsende en halv sides pressemeddelelse med detaljerne. Tjek ind i en live fjernsynsudsendelse fra arrangementet med din lokale radiostation.
Forbered passende displaymaterialer, herunder flyers, håndbøger og plakater, for at frivillige skal passere eller lægge op. Sørg for, at de ved, hvor de skal lagre flyers og plakater lovligt.
Opsæt en hjemmeside for at besvare spørgsmål om fordelene. Medtag store sponsorer, arrangementet og aktiviteterne, og hvordan fundraising følger med.
Reflektere over succes
Sæt dig ned med dit udvalg efter arrangementet for at diskutere, hvad der fungerede, eller ikke. Følg med dine sponsorer, og få deres feedback.
Send ud kort eller et resumébrev til at takke frivillige.
Skriv de fine detaljer på hjemmesiden, herunder hvor mange penge der blev rejst, hvordan støttemodtageren rejste og - hvis du lavede en løbende begivenhed - detaljer, som fremtidige frivillige og sponsorer skal vide, når de skal leve op til næste år.
