Notater sendes ofte til mange mennesker ad gangen og er ikke ment til at blive personlig som et forretnings brev er. Et forretningsmemo er skrevet for at give instruktion eller informere et publikum. Publikum kan være medlemmer af din organisation eller en tredjepart, som en klient. Når du skriver et klientnotat, er det endnu vigtigere at forblive professionel i hele dit notat og give masser af information. Yderligere materialer, som f.eks. Oplysninger om din virksomhed, kan medtages i klientnotatet.
Opret overskriften til dit klientnotat. Rubrikgrupperne er Til, Fra, Dato og Emne. To-sektionen skal indeholde alle de klienter, som du sender memoet til. Dit navn går i Fra-sektionen. Datoen, hvor du sender notatet, skal skrives efter "Dato", og emnet i notatet skal tydeliggøre formålet, som f.eks. "Yderligere oplysninger, der er nødvendige for webstedsprojektet".
Skriv det første afsnit med din klient i tankerne. Første afsnit skal være et par sætninger, der kort forklarer dit formål med notatet. Ved hjælp af webstedsprojekteksemplet vil du forklare det projekt, du arbejder på for kunden, hvorfor du har brug for yderligere oplysninger, og hvad disse oplysninger er. Dette er et resumé, så ingen detaljer skal indføjes endnu.
Skriv hoveddelen af notatet, som normalt er et par stykker langt. Her skal du medtage detaljer for klientens reference. For eksempel kan du tale om hvilket aspekt af websiteprojektet du har problemer med og hvilke specifikke oplysninger du har brug for fra klienten.
Medtag trin du har brug for kunden til at tage, hvis det er relevant, i det afsluttende afsnit. Informative notater, som f.eks. Opdatering af klienten til en ny virksomhedspolitik, behøver ikke dette afsnit. I webstedsprojekteksemplet skal du dog forklare kunden, hvordan du foretrækker, at yderligere oplysninger sendes til dig. Hvis der ikke kræves handling af kunden, kan du give dine kontaktoplysninger, hvis han har spørgsmål. Glem ikke at takke ham for hans tid.
