En organisatorisk gennemgang kan bestå i at analysere dine forretningsfunktioner, medarbejderstruktur, driftsprocesser eller en kombination af disse. For små virksomhedsejere omfatter en effektiv organisatorisk gennemgang at undersøge strukturen og ydeevnen i dine afdelinger eller funktionsområder og gennemgå medarbejderne inden for hvert område.
Undersøg virksomhedens funktionelle struktur
For at starte din organisatoriske gennemgang skal du bestemme, hvilken type organisationsstruktur du har. Mange små virksomheder starter med en flad struktur, der består af ejeren og flere nøglemedarbejdere, der arbejder sammen for at styre virksomhedens produktion, markedsføring, salg, finansielle og menneskelige ressourcer. Der er ingen ledere, hvor ejeren gør alle eller de fleste af de vigtige beslutninger. Denne struktur har ikke lag af medarbejdere, såsom direktører, ledere og koordinatorer. En funktionel struktur opdeler din organisation ved opgave, såsom regnskab, HR, produktion, markedsføring og salg. Virksomheder med denne struktur skaber afdelinger med dedikerede ledere og et medarbejderhierarki. For at overvåge disse afdelinger og deres ledere kan virksomhederne oprette en "C-Suite", der består af et ledelsesteam med en administrerende direktør, driftschef og økonomichef. Større virksomheder har mere komplekse strukturer, herunder matrix- og divisionsorganisationer, til at styre mange medarbejdere, afdelinger, divisioner og endda forskellige virksomheder, der opererer under en corporate paraply.
Undersøg dit organisationsdiagram
Når du har bestemt, hvilken type organisationsstruktur du har, skal du se på dit organisationsoversigt, som er et diagram over dine medarbejderstillinger, der viser hvem der arbejder hvor, hvem arbejder for hvem og virksomhedens "totem pole". Sammenlign dit org-diagram til din organisationsstruktur for at afgøre, om dine positioner er i overensstemmelse med de forskellige funktioner, du har brug for. For eksempel: Rapporter dine sælgere til marketingchef eller omvendt, og hvilke fordele / problemer skaber dette? Har din produktionsleder tilsyn med din distributionsleder eller arbejder de uafhængigt?
Analyser processer og procedurer
Nu hvor du har undersøgt dine funktionsområder og medarbejdere inden for dem, skal du vurdere de processer og procedurer, som din virksomhed bruger til at tage produkter og tjenester fra koncept til levering.Undersøg ikke kun de processer, som hver afdeling bruger til at udføre sit arbejde, men også samspillet mellem afdelinger. Har du f.eks. Et problemfrit system for sælgere, der indtaster ordrer, så har din regnskabsafdeling løbende kreditkontrol og godkendelse af nye kunder, dine lagerfyldnings- og forsendelsesordrer og din regnskabsafdeling, der sender fakturaer?
Gennemgå finanserne
Hvis du ikke har et hovedbudget, skal du oprette en for at bestemme virkningen af dine aktiviteter på din bundlinje. Et hovedbudget er et finansielt værktøj, der integrerer dit årlige budget, generalbogbog, pengestrømsopgørelser, resultatopgørelser, balancer og kundefordringer. Angiv dine store udgiftsområder, såsom arbejde, materialer, administration eller markedsføring. Bestem, om du kan reducere dem gennem en forbedret organisationsstruktur eller personalejustering eller bedre processer og procedurer. Placer dine indtægtskilder og fortjenestecentre og afgøre, om organisatoriske eller bemandingsændringer kan forbedre din præstation i disse områder.
Lav anbefalinger
Når du har analyseret din virksomhedsstruktur, org-diagram, processer og procedurer, skal du opregne områder for forbedring og fremsætte forslag. Mød hver afdelingschef individuelt for at gennemgå dine resultater. Brug lederens feedback, hold et gruppemøde for dine ledere for at diskutere dine resultater og bede om deres input. Fortæl dem dine mål, som f.eks. Nedbringelse af overhead- eller produktionsomkostninger, faldende affald, øget salg eller reducering af leveringstider, afkast eller kundeklager. Brug holdets feedback til at oprette din endelige rapport og anbefalinger.
