Når du kører en virksomhed, skal du beslutte, hvilken type regnskabssystem du ønsker at bruge. Du kan vælge mellem at bruge et manuel regnskabssystem eller en computeriseret. Mens computeriserede systemer er praktiske, er der nogle forskellige fordele, som manuelle regnskabssystemer kan give.
Undgå korrupte data
En af fordelene ved at bruge et manuel regnskabssystem er, at du ved, at dine dokumenter altid vil være tilgængelige, når du har brug for dem. Dette er ikke altid tilfældet, når du bruger et edb-system. Når du bruger et computeriseret regnskabssystem, bliver dataene ofte beskadiget, og du vil ikke længere kunne få adgang til oplysningerne. På det tidspunkt kan du potentielt miste data for mange år, som du desperat har brug for til din virksomhed.
Duplikationsfejl
Når du bruger et manuel regnskabssystem, behøver du ikke bekymre dig om duplikeringsfejl. Med et edb-system er der en chance, at du vil duplikere den forkerte fil og bruge et forældet sæt tal. Med et manuel system har du simpelthen en bog med dine data i den. Duplicering af data ville være en meget involveret proces, som ikke sandsynligvis vil forekomme. Dette hjælper dig med at undgå at bruge de forkerte data.
Gør ændringer
En anden fordel ved manuelle regnskabssystemer er, at de lettere kan foretage ændringer. Når du skal ændre en post på din storbog, skal du blot tage en viskelæder og slette posten. Så kan du skrive den nye post i blanket. Når du skal ændre en post i dit computeriserede regnskabssystem, skal du muligvis indtaste et kodeord og finde den rigtige fil, før du kan ændre den. Dette tager yderligere tid og kan skabe problemer.
Tilgængelighed
En anden fordel ved at bruge et manuel regnskabssystem er, at det er let tilgængeligt for alle, der har brug for oplysningerne. For eksempel kan virksomhedsejere stole på deres regnskabspersonale til at håndtere regnskabssoftware og oplysningerne i den. Hvis ejerne har brug for adgang til nogle data i systemet, skal de vente på nogen fra regnskabsafdelingen for at få det til dem. Med et manuel system kan de let se i bogen og få oplysningerne selv.
