Uanset om du bestiller varer, ansøger om en stilling, anmoder om midler, udtrykker taknemmelighed eller klager, når du beskæftiger dig med en organisation, skal du skrive et forretningsbrev. Du bør følge etablerede procedurer og inkludere de nødvendige komponenter i hvert brev du skriver. Start med et ark brevpapir med din organisations adresse. Alternativt kan du oprette din egen personlige overskrift, der indeholder dit fulde navn, adresse, postnummer, telefonnummer og e-mail-adresse.
Dato
Forlad mindst en tom linje mellem brevpapiret eller overskriften og datoen. Brug det amerikanske datoformat, for eksempel den 23. maj 2011, når du skriver til organisationer i USA. Brug ikke abonnementer som 2.. Du kan enten venstre begrunde datoen eller fanen til midtpunktet og indtaste datoen.
Indvendig adresse
Indre adresse eller modtagerens adresse begynder en tomme (tre tomme linjer) under datoen. Det er altid venstre-begrundet. Dobbeltkryds stavemåden på modtagerens navn og postadressen. Medtag en personlig titel, f.eks. Mr., Mrs., Dr., Ms eller Miss, og en virksomhedstitel som Marketing Director. Hvis du er usikker på enten en titel, skal du ringe til receptionisten på organisationen.
Salutation
Efterlad en blank linje efter den indvendige adresse. Hvis du kender modtageren, kan du bruge sit fornavn, for eksempel, Kære Mary. I andre tilfælde skal du bruge hendes personlige titel og efternavn, for eksempel: Kære Fru Johnson. Hvis du er usikker på modtagerens køn, skal du bruge det fulde navn. Du kan inkludere et komma eller kolon efter hilsen eller udelade nogen tegnsætning.
Legeme
Efterlad en tom linje efter hilsen. Enkeltrum og venstre berettiger punkterne i brevets krop. De fleste bogstaver indeholder mindst tre afsnit. I første afsnit skal du introducere formålet med brevet. Hvis du svarer på en jobannonce, navngiv positionen og identificer dens kilde. For eksempel kan du skrive "Placeringen af marketing direktør annonceret online præcist beskriver mine færdigheder og evner."
Andet og tredje afsnit indeholder specifikke detaljer, der støtter dette formål. Hvis du f.eks. Klager over et produkt eller en tjeneste, skal du inkludere købsdato, faktura nummer og årsagen til din utilfredshed.
Brug det sidste afsnit til at genskabe formålet og det forventede svar. For eksempel, "Writie" Kontakt mig personligt, hvis du har spørgsmål eller kommentarer vedrørende vores nye produktlinje. Jeg glæder mig til at betjene dine forretnings korrespondance behov i mange år fremover. " Forlad en tom linje mellem hvert afsnit.
Lukning
Efterlad en tom linje efter det sidste afsnit i brevet. Afslut brevet med en passende supplerende lukning som med venlig hilsen, Deres eller henholdsvis Deres. Hvis et kolon eller komma fulgte hilsen, skal du inkludere et komma efter afslutningen. Efterlad tre til fire tomme linjer til din underskrift. Afslut med din maskinskrevne underskrift og titel, for eksempel John Stewart, Sales Manager.
