Moderne forretningsbrev bruger typisk en af to stilarter af tegnsætning: Blandet tegnsætning og åben tegnsætning. Blandet tegnsætning kræver et kolon til at følge åbningen hilsen - "Kære fru Smith:" - og komma til at afslutte den komplementære lukke - "Med venlig hilsen". I åben tegnsætning kan både tyktarmen og kommaet udelades. Denne stil er populær i USA, og den er også ved at blive populær i Europa.
Hvad er åben tegnsætning?
Åben tegnsætning er et relativt nyt koncept i engelsk grammatik og er blevet populeret ved brug af computere. Det indebærer en minimal brug af tegnsætning i hele brevet. På grund af evnen til at gennemgå stave- og grammatikindhold elektronisk, er den åbne tegnsætningstype blevet mere og mere accepteret.
Eksempler på åben tegnsætning er:
- JT Doe PhD i stedet for J.T. Doe, Ph.D.,
-
Med venlig hilsen i stedet for
Med venlig hilsen
* Kære hr. Rodriguqez i stedet for Kære hr. Rodriguez:
og så videre. Dybest set vil du ikke bruge perioder i akronymer, forkortelser eller tidspunkter på dagen. Tilføj ikke kommaer medmindre det er nødvendigt.
Hvad er blandet tegnsætning?
Hvis du foretrækker en mere konventionel stil, overvej at bruge blandet tegnsætning. Dette brev formaterer broen mellem åben og lukket tegnsætning. Du vil tilføje et kolon efter hilsen og et komma efter slutlinjen.
Eksempel:
Kære Mr. Frazier:
Brevbogstav
Med venlig hilsen (dit navn)
Tegnsætning i adresselinjen
Traditionelt anvendes et kommave efter hver adresselinje. I de senere år er åben tegnsætning blevet mere og mere populær i fuld blok forretningsbrev. I denne stil er der normalt ingen tegnsætning i slutningen af adresselinjerne. Dette betyder, at hver linje i adressen kan efterlades uden tegnsætning:
ABC Corporation
ABC Street
Townville KY 40243
Men hvis du kan lide den traditionelle stil bedre, kan du bruge et komma på hver adresseadresse med undtagelse af den sidste, som er den mere moderne skrivestil adresse adresserer på formelle bogstaver.
Tegnsætning i en amerikansk Vs europæisk forretningsbrev
De traditionelle amerikanske regler for at skrive forretningsbrev angiver, at et kolon skal bruges efter hilsen hilsen af forretningsskrivelsen; et komma skal bruges efter det komplementære tæt. Denne stil er kendt som blandet tegnsætning. I Europa er derimod et komma traditionelt anvendt både efter den første hilsenhilsen samt den komplementære nærhed i alle forretningsbrev. Ligesom i USA har åbent tegnsætning også begyndt at blive accepteret her.
Tegnsætning i kroppen
For blokformater eller formater, hvor hver linje starter fra venstre margen, er layoutet blevet ændret lidt. Brevets krop holdes berettiget, og der findes en tom linje mellem hvert afsnit. Tegnsætningen i brevets krop skal følges som grammatik og syntaks dikterer. Kropets sammenhæng forbliver stort set det samme med en åbningserklæring om formål og efterfølgende afsnit med baggrund og baggrundsinformation. Her er åben tegnsætning ikke brugt.
Business Emails
Nyere versioner af Microsoft Office har skabeloner til forretningsbrev, hvor skrivestilen bruger det meste åbne tegnsætning. Microsoft Office 2000 tilbyder f.eks. Tre typer forretningsbrevsguider, der kan bruges til at skrive de valgte breve. Alle disse følger forskellige stilarter og regler for tegnsætning.
