Et personligt forretningsbrev skrives fra en person til en virksomhed eller organisation. Et sådant brev kan skrives af en række årsager: at løse et problem som en fejl på en regning; at anmode om retur eller udveksling af et produkt at rose det gode arbejde af en medarbejder eller at anmode om en donation af tid, penge, produkter eller tjenesteydelser til en fordel. Uanset årsagen er der skrevet et personligt forretningsbrev på et blankt stykke papir, ikke på brevpapir. Overvej følgende næste gang du skal skrive en.
Sideopsætning
Brug 1-tommers margener øverst, nederst og på siden af din side. Hvis din personlige forretningsbrev er kort, skal du øge topmargenen til 2 tommer og siderne til 1½ tommer. Brug en letlæselig skrifttype som Times New Roman, Arial eller Cambria med 11 eller 12-punkts skriftstørrelse. Enkeltrum dine linjer.
Letter Style
Hvis du bruger blokbogstavsstilen, begynder alle linjer i venstre margen. For ændret blokformat skal du starte datoen og lukkelinjerne i midten af siden i stedet for venstre margen.
Din adresse og datoen
Din adresse (også kaldet afsenderens adresse) begynder på første linje af siden, og alle typiske forkortede udtryk som gade, lejlighed eller boulevard skal staves ud (for formalitet). Glem ikke kommaet mellem navnet på din by og den tobogstavs forkortelse af din stat. Forlad ikke noget mellemrum mellem den sidste linje af din adresse og datoen, hvilket er den dag, hvor brevet er afsluttet eller sendt. Indtast måned, dag og år på første linje, stave ud måneden. Skriv f.eks. "27 september 2008" i stedet for "27 september 2008" eller "9/27/08." Glem ikke komma mellem dato og år. Hvis du bruger den ændrede blokformat, skal du begynde at skrive din adresse midt på siden i stedet for venstre margen.
Modtagerens navn, firmanavn og adresser
Fire linjer (eller 1 tommer) under datoen, indtast modtagerens navn, der begynder med "Mr." eller "Ms" Brug både for- og efternavne, efterfulgt af et komma og modtagerens titel (fx Manager, Supervisor, Coordinator). På den næste linje indtast firmaets navn efterfulgt af virksomhedens adresse (også kaldet den indvendige adresse) uden forkortelser bortset fra statens.
Salutation
En blank linje senere skal du skrive hilsen med det samme navn, der bruges i den indvendige adresse, begyndende med "Kære". Hilsen i et personligt forretningsbrev skal ende med et kolon. For eksempel, "Kære Ms Lucinda Jones:"
Legeme
I et personligt forretningsbrev begynder kroppen på en tom linje efter hilsen. Enkeltrum og venstre - retfærdiggør hvert afsnit i kroppen, og efterlader en tom linje mellem afsnit. Korthed er nøglen: Begynd med en venlig åbning efterfulgt af formålet med brevet. Andet afsnit skal begrunde formålet give detaljer som kontonumre, faktura numre, datoer for forsendelser eller tjenester og produkt eller medarbejdernavne til at hjælpe din læser og din årsag. Giv kun relevant baggrund og støtteinformation, idet du husker at din læseren er optaget. Det sidste afsnit skal omformulere formålet (fra første afsnit) og om nødvendigt anmode om en form for handling.
Lukning og registrering
Lukningen af dit personlige forretningsbrev bør efterlades berettiget, medmindre du bruger den modificerede blokformat, der kræver at begynde lukningen i midten af siden. Hvis din lukning er mere end et ord (f.eks. "Tak" eller "Venlig hilsen din") aktiverer kun første bogstav i det første ord og brug et komma efter det sidste ord, ikke et kolon som foreslået efter hilsen. Tre tomme linjer senere, indtast dit fulde navn. Du kan udskrive dit brev og fysisk underskrive dit navn mellem lukningen og dit indtastede navn, hvis du ønsker det. Personlige forretningsbrev er optaget kommunikation mellem dig og en virksomhed. Derfor er det en god idé at holde en kopi af personlige forretningsbrev, du skriver. Hvis du er bekymret for deres ankomst via mail, skal du bekræfte dem på posthuset, inden du sender dem, så du ved, hvornår firmaet modtager dine breve.
