Udvikling af trin til behandling af ordrer er afgørende for din virksomhed. Uden den ordentlige ordrebehandlingsarbejdsstrøm vil ordrebehandlingen i din virksomhed være kaotisk og upålidelig. Tag dig tid til at udvikle de rigtige ordrebehandlingsretningslinjer, og din virksomhed vil løbe mere glat, og du vil have højere kundetilfredshed.
Brug en standardiseret form, når du tager ordrer
Uanset om din virksomhed bruger en kundeservicerepræsentant til at tage ordrer eller kunden indtaster ordre direkte via dit websted, er det afgørende, at du har en standardiseret formular. Dette gør det muligt for den person, der udfylder formularen, at vide, hvilke oplysninger der kræves, og sikrer, at alle nødvendige oplysninger indsamles.
Hver af dine varelagre kan have lidt forskellige ordreoplysninger. For eksempel, hvis du driver en møbelforretning, kan ordresedlen til en sofa omfatte typen af stof, mens formularen til et bord kan kræve typen af finish.
Det er vigtigt, at ufuldstændige ordresedler ikke accepteres. Hvis en ordreformular ikke har de nødvendige oplysninger, skal den returneres og udfyldes, inden den kan behandles.
Bekræft ordren
Når en bestillingsformular er indsendt, skal den bekræftes hos kunden. Dette kan opnås ved at sende en email med bestillingsoplysningerne. Det er ikke nødvendigt at kræve, at kunden bekræfter ordren. I stedet gør det klart, at kunden skal kontakte din virksomhed, hvis der er problemer med ordren. Sørg for at gøre din virksomheds kontaktoplysninger let tilgængelige for kunden.
Fordel ordreformularen internt
Når ordreformularen er udfyldt, skal den videresendes til alle, der har brug for at udføre en handling i forbindelse med opfyldelsen af ordren. Dette omfatter lageret, kundefordringsafdelingen og producenten, hvis ordren er opfyldt af en tredjepart. Den forventede opfyldelsesdato skal klart angives, så alle involverede kender tidsplanen.
Kommuniker med kunden
Det er vigtigt at kommunikere klart med kunden. Fortæl kunden, hvis der er en forsinkelse i opfyldelsen af ordren. At være upfront og ærlig med kunden, når der er et problem, er meget bedre end at ignorere det. Informer også kunden, når ordren sendes. Fortæl hende transportøren, sporingsnummeret og den forventede leveringsdato. Bed om tilbagemelding fra kunden efter at han har modtaget ordren. Kontakt et kundeservicemedarbejder for at sikre, at kunden er tilfreds med købet eller brug en onlineundersøgelse for at få feedback. Uanset hvad vil kundens feedback give meget nyttig indsigt i din ordreafgivelsesproces.
