Det er ikke ualmindeligt for virksomhedsejere og serviceudbydere at undercharge kunder. For eksempel, hvis du er webdesigner og det projekt, du arbejder på, tager mere tid og kræfter, end du troede, kan du opkræve mere. I dette tilfælde giver det mening at udstede et debetnotat eller debetnota til din klient. Dette dokument bruges bredt i alle brancher til inkremental fakturering, banktransaktioner og mere.
Tips
-
Et debit memorandum, eller debit memo, er en formular, der udstedes af sælgere for at give kunderne besked om, at de ikke er blevet faktureret eller opkrævet nok. Det har rollen at styre balancen, der skyldes en bestemt faktura og korrigere fakturering fejl.
Hvad er et Debet Memorandum?
Lad os sige, at du ejer et digitalt marketingbureau, og en af dine kunder anmoder om yderligere tjenester efter bestilling.Du kan enten udstede et debetnotat eller en ny faktura, der dækker disse tjenester. Hvis du vælger den første mulighed, er det nødvendigt at registrere debetnotatet på månedsopgørelsen af udestående kundefordringer.
Banker udsteder debetnotaer for at give kunderne besked om gebyrer for lånebetalinger, renter, afskedigede afkrydsningsgebyrer, DDA debet- og kreditgebyrer og så videre. Dette dokument kan også bruges til at opkræve en provision eller modregne en kreditbalance, der er tilbage på en kundekonto. Tænk på det som en uformel faktura.
Debet mod kreditnotaer
Som virksomhedsejer er det vigtigt, at du forstår forskellen mellem debet- og kreditnotaer. Sidstnævnte bruges til at reducere det beløb, som en køber skylder til sælgeren. Købere optager denne reduktion i deres betalingsbalance, mens sælger registrerer det i deres tilgodehavenderbalance.
Generelt udsteder virksomheder et kreditnota, når gebyrerne for en kunde er for høje. For eksempel kan en fabrik udstede en faktura på $ 2.000 for 200 enheder varer, hvor hver enhed koster $ 10. Køberen oplyser fabrikken om, at fem enheder er defekte. I dette tilfælde kan fabrikken udstede et kreditnota på $ 50 og registrere transaktionen i sine tilgodehavender.
Beløbet angivet i kreditnotatet kan refunderes til køberen eller anvendes til et køb. Ligesom et debit memorandum, er dette dokument normalt for en tidligere faktura. Begge dokumenter har rollen til at rette op på faktureringsfejl og fakturafejl.
Opret et Debet Memo
Et debetnotat er relativt enkelt at oprette. Først bestemme, hvor mange penge din kunde skylder. Vælg derefter et format, f.eks. En betalingskort eller et skriftligt brev. Medtag følgende oplysninger i debetnotaen:
- Kundens navn og forretningsoplysninger
- Dit firmanavn og kontaktoplysninger
- Din virksomheds skat registreringsnummer
- Kunde referencenummer (valgfrit)
- Faktura nummer og dato
- Kort beskrivelse af de købte varer eller tjenesteydelser
- Beløb, der skyldes køberen
- Betalingsbetingelser, herunder eventuelle gebyrer, der måtte være gældende
Angiv årsagen til, at du udsteder et debetnotat. Beskriv hvad der skylder og hvorfor. Brug en professionel tone. Hvis debetnoten er relateret til en tidligere faktura, skal du medtage nummeret i din note. Afhængigt af dine præferencer kan du bruge et regnearksprogram, et tekstbehandlingsprogram, faktureringssoftware eller debitnoteskabeloner. Mange websites, som Smartsheet, Template.net og Biztree, giver gratis skabeloner, der kan tilpasses efter dine behov. Alt du skal gøre er at udfylde, downloade og udskrive formularen.
Når du er færdig, send debitnotatet til dine kunder. Hvis de ikke betaler i tide, skal du oprette og sende en anden debetnota. Overvej at bruge et softwareprogram som QuickBooks til at holde nøjagtige registreringer af dine debet- og kreditnotaer, fakturaer og andre finansielle dokumenter.
