Faktureringskunder og kunder er ikke altid glatte. Hvis en faktura viser sig at være for høj eller for lav, kan et firma udstede et gebyr- eller kreditnota for at rette op på det. Banker bruger notater til at foretage tilpasninger til forretningskontrolkonti. Virksomheden i modtageren af et notat kan bruge den til at spore, hvor meget der skal justeres til sine kontobøger.
Fakturaer: Debit Versus Credit
Antag at du ringer i en blikkenslager til din virksomhed og sætter dem på arbejde på badeværelserne. Rørlæggeren skriver en faktura op, men der er en fejlberegning. Virksomheden kan udstede et debetnotat, hvis de underkunder dig eller et kreditnota, hvis de overfaktureres. Det kan også udstede en ændret faktura med angivelse af den korrekte total.
Notatet skal forklare, hvorfor fakturaen skal justeres. For eksempel kan et kreditnota fra en leverandør angive, at din regning er blevet justeret, fordi du returnerede nogle af de leverede varer. Hvis du allerede har betalt før du modtager kreditnota, kan du anmode om en kontant betaling eller bruge den til en rabat på den næste ordre.
Hvis du ikke har betalt regningen endnu, optager du notatet ved at justere dine betalinger. Sælgeren registrerer det også som en tilpasning til kundefordringer.
Notater og banker
Banker bruger også kredit- og debetnotater som elementer i forretningsbankopgørelser. Du kan få vist et debetnotat, hvis banken skal debitere din konto for gebyrer såsom utilstrækkelige midler, serviceafgifter eller omkostningerne ved udskrivningstjek. Du kan få et kreditnota for renter, der er optjent på kontoen.
Du skal medtage beløbene fra debet- og kreditnotaer i dine regnskaber. Du gør dette, når du afstemmer dine bøger i din kontoudskrift. På din balance vil et notat øge eller formindske din kontantkonto, samt påvirke andre som diverse udgifter eller renteindtægter afhængigt af om kontoen vokser eller krymper.
Interne notater
Nogle gange er et debit- eller kreditnota nyttigt til egne interne operationer. Virksomheder udsteder kredit- og debetnotater, når de løser en lille balance i en konto. Antag, at din kunde overbetalt $ 5 på sin sidste ordre. Du sender ham en refusion, så du justerer dine konti for at afspejle tabet på $ 5.Et notat tillader dine regnskabsførere at foretage ændringen til hans konto.
