Hvis du køber varer eller tjenester fra en leverandør, har du sandsynligvis en interesse i dine månedlige transaktioner med disse virksomheder. Det samme gælder for alle kunder, der køber varer eller tjenesteydelser fra dig som virksomhedsejer. For at give en detaljeret oversigt over kundens eller kundens månedlige aktiviteter tilbyder mange virksomheder en kontoudskrift. Selv om nogle virksomheder stadig sender dem, kan de også leveres via e-mail eller en webportal. Dokumentet tjener som en høflighed og hjælper dine kunder med at afbalancere deres egne bøger.
Tips
-
En kontoudskrift er et dokument, der viser en kunde et regnskab for hver transaktion inden for en bestemt faktureringsperiode.
Hvad er en kontoudskrift?
En kontoudskrift giver en liste over en kundes transaktioner for en udpeget tidsramme. I lighed med den kontoudskrift, som du modtager til dine egne finansielle transaktioner, beskriver en virksomhedsopgørelse over konto start- og slutdatoen, startbalancen, slutbalancen og alle debet og kreditter, der skete mellem disse to datoer.
Generelt sender virksomheder kun en kontoudskrift til kunder, der har en konto og har underskrevet de relevante aftaler. Afhængigt af dine personlige præferencer kan du beslutte at kun sende kontoudtog til dem, der havde aktivitet i en given måned. Dette er især gavnligt, hvis du har nogle kunder, der ikke køber hos dig hver måned. Det vil spare dig for ekstra omkostninger ved at sende udsagn med nulbalancer.
Formatering af en kontoudskrift
Hvis du aldrig har udarbejdet en kontoudskrift, kan du ikke vide, hvordan du formaterer den. Den gode nyhed er, at der er masser af skabeloner til rådighed for at hjælpe dig, herunder nogle i Microsoft Word. Det skal blot have ordene "kontoudskrift" øverst og medtage kundens navn og adresse under "til" og dit navn og adresse under "fra". Du vil derefter detaljere alle transaktioner, der fandt sted i løbet af måneden, herunder alle køb og kreditter og holde en løbende saldo i den yderste højre kolonne, mens du går. I bunden skal der være et samlet beløb, der skal opføres på listen, samt instruktioner om, hvordan man betaler.
Hvis din kunde automatisk faktureres, skal du sørge for at gøre det klart på erklæringen. Dette er en oplysning om kun information. Dine kunder kan beskæftige sig med en stak fakturaer og erklæringer og har ikke tid til at sortere gennem deres egne poster for at afgøre, om de har betalt endnu eller ej. Hvis du skal vedhæfte en regning i bunden for at undgå at udskrive separate udsagn for dem, der autopay, skal du være opmærksom på, at betalingen debiteres for at undgå dobbeltbetalinger.
Hvad er en bankerklæring og dens formål?
Når virksomheder udsteder kontoudskrifter, gør de ofte det som en bekvemmelighed for kunderne, selv om det koster ekstra, især hvis du sender det via post. Omkostningseffektiviteten af denne form for høflighed kan være tvivlsom, medmindre du kan knytte den direkte tilbage til en stigning i dine kunder, der betaler deres regninger til tiden. Hvis de løbende modtager meddelelse om deres transaktioner sammen med et faktura, der gør det nemt at betale, kan de rent faktisk overføre betaling frem for at sætte det ud til siden, indtil de kan tjekke ind i, hvad de har købt i den foregående måned.
På kundens ende er formålet med en kontoudskrift at gøre bogføring let. Dine kunder har sandsynligvis en strøm af fakturaer, der kommer i hver måned, hvilket betyder at din er en af mange. De oplysninger, du giver, kan nemt sammenlignes med deres egne bøger. Efterhånden som året skrider frem, kan de se på historiske data relateret til den virksomhed, de gør med dig, og bruge oplysningerne til at fastlægge fremtidige budgetoverslag.
Redegørelse for kontoeksempler
Det bedste eksempel på en kontoudskrift er den kontoudskrift, du får hver måned. Du får dette for alle dine konti, herunder dine personlige bankkonti, eventuelle investeringsregnskaber du ejer, dine kreditkort og din egen virksomheds finansielle konti. Det har normalt en start til slutdato, en startbalance, en slutbalance og en logbog over alle transaktioner, der skete under denne tidsramme.
Som med din virksomheds kontoudskrift kan en kontoudskrift komme med postforsendelse i papirbaseret form eller blive vist online. Hvis det er relateret til dit kreditkort, vil du sandsynligvis se en faktura nederst i kontoudskriften, der indeholder det beløb, du skal betale, og forfaldsdagen. I modsætning til kontoudtog kan dit kontoudskrift komme selv hvis du ikke havde nogen transaktioner for måneden.
Målsætninger for en bankerklæring
Målet med en kontoudskrift er gennemsigtighed. Kunder ønsker at se alle de transaktioner, der er logget på deres konti hele året. Før online banking spores kunderne deres transaktioner i et checkregister og afstemte det beløb, der var angivet i måneden. Hvis de glemte at logge en transaktion, ville de se det på erklæringen og kunne hurtigt rette fejlen. På samme måde har virksomhederne også holdt øje med deres finansielle transaktioner i papirbaserede ledgers og dobbelt kontrolleret beløbene med månedsopgørelsen.
Teknologien har ændret alt det. Nu kan virksomheder og enkeltpersoner logge ind døgnet rundt og se de seneste oplysninger om transaktioner. Der er ikke behov for at holde en løbende tally, men hvis de virkelig vil holde sig opdaterede, kan de oprette deres konti for at advare dem hver gang en ny transaktion kommer på tværs. For virksomheder gør regnskabs- og bogføringssoftware det nemt at opretholde et konstant overblik over alle forretningsomkostninger.
Hvad er forskellen mellem fakturering og fakturering?
Da kontoudtog kan indeholde en regning i bunden, kan det let forveksles med en faktura eller regning. Du kan bemærke, at din månedlige kabelregning f.eks. Har oplysninger om de forskellige afgifter, samtidig med at der er en nedrivningsliste nederst, for at du kan betale betaling, hvis du ikke betaler elektronisk. Dette er et faktura snarere end en kontoudskrift, fordi det ikke detaljerer hver transaktion, der stødte på din konto i løbet af opsigelsesperioden.
Forskellen mellem fakturaer og regninger kan dog være endnu mere subtil. Vilkårene bruges ofte indbyrdes, men forskellen er som modtageren refererer til dem.En virksomhed anmoder ofte om en faktura, som er et dokument, der dokumenterer en persons gæld til en anden. Det er sjældent, at du vil se en person kalde sin kabelregning en faktura, og når den kommer i posten, er den normalt mærket som et faktura, mens en faktura almindeligvis ankommer med en overskrift, der læser "faktura".
En anden forskel mellem de to er, at en faktura kan ses som en form for kredit. Kunden har en vis frist til at betale efter at produkt- eller serviceanmodningen er opfyldt. En regning er derimod en meget streng frist. Hvis du modtager en regning efter middagen i en restaurant, er fristen øjeblikkelig. Din vandregning kan dog teknisk set betegnes som en faktura, da du kan få op til et par uger til at betale det, hvilket betyder at forsyningsvirksomheden udvider dig som en tilbagevendende kunde. Det er her, hvor forskellen mellem de to kan være skumle.
Hvor lang er en månedserklæring?
Regnskabsopgørelser følger en faktureringsperiode, som afhænger af præferencerne for den virksomhed, der udsteder dem. En faktureringscyklus defineres som tidsperioden mellem en udsagnsdato til den næste. Der er en klar begyndelse og afslutning på hver faktureringsperiode, med det nye cyklus sparkes ind, så snart den foregående er færdig. Hvis udsagn sendes til kunder, vil de generelt ikke være i deres hænder den dag, hvor cyklen slutter, men cyklus start- og slutdatoer er generelt trykt på den.
Regnskabscyklusser har tendens til at følge industristandarder, så det kan hjælpe med at søge rundt. Dine faktureringscyklusser kan variere fra 20 til 45 dage, men det kan være nemmere at sætte din oversigt over kontocyklus i 30-dages rækkevidde. Du kan også vælge at følge en månedlig faktureringscyklus ved at sende dine kontoudskrifter, hvilket betyder at de enten starter den første dag i måneden eller den sidste dag i måneden.
Håndtering af sen betaling
Desværre vil der lejlighedsvis være mindst en kunde, der kører sent på betaling. Du kan sende sent besked eller endda afhente telefonen og ringe, men ofte i så fald kan en kontoudskrift komme i spil. Din kunde vil måske se præcis, hvad afgifterne er. Du kan også finde, at du er videresendt til en anden afdeling, hvor de fagfolk ønsker en oversigt over de elementer, der endnu ikke er betalt.
Hvis kontoen stadig ikke betales over en længere periode, bliver det nødvendigt at vende regningen til samlinger. En kontoudskrift kan bruges til at præcisere, hvad der skyldes, da det er overført til den tredjepartstjeneste, der forsøger at indsamle. Du skal også takke for renter for de forfaldne betalinger, som angivet i din faktura eller den oprindelige kontrakt, du underskrev med kunden. Hvis du nogensinde skal tage nogen til retten, vil en detaljeret redegørelse for alle transaktioner være afgørende.
Elektroniske kontoudskrifter
Kunder stole i stigende grad på elektronisk kommunikation for alt, herunder regninger og kontoudtog. Du kan sende din kontoudtog til hver kunde på den angivne dato, og chancerne er, at de vil være tilfredse med det. Men nogle virksomheder har fundet det mere effektivt at oprette en online portal. Alle faste kunder får mulighed for at oprette et brugernavn og en adgangskode. De kan logge ind så ofte som de ønsker at få adgang til opdaterede kontooplysninger, anmode om produkter eller tjenester, få hjælp til et problem og meget mere.
Det største negative aspekt ved en portal tilgang er, at det kræver ekstra indsats på kundens ende at oprette en profil og husk at logge ind. Hvis du arrangerer ting på denne måde, kan det medvirke til at sikre kunderne bliver advaret, når en ny vare er udgivet. Hvis dette ikke er muligt, kan en e-mailbaseret elektronisk tilgang til kontoudskrifter virke bedre.
Erklæringer om kontosikkerhed
Banker indser, at identitetstyveri er en reel bekymring for deres medlemmer, og de træffer foranstaltninger for at holde oplysninger så sikre som muligt. For virksomheder skal denne samme høflighed gælde for eventuelle kontoudskrifter, du sender til dine egne kunder. Overvej en kriminals sind og sørg for, at hvis regningen ender i de forkerte hænder, er oplysningerne ikke tilstrækkelige til at begå identitetsstyveri.
Dette gælder også for eventuelle elektroniske udsagn du udsteder. Hvis du emailer kunder for at fortælle dem, at deres udsagn er tilgængelige, kan du forestille dig, at en tredjepart får adgang til den email. Er der tilstrækkelige oplysninger til et tilfælde af identitetssvindel? Hvis du skal sende en kundes adgangskode igen, skal du ikke sende adgangskoden i e-mail-formular. I stedet skal du sende dem et link, som de kan bruge til at oprette en ny adgangskode og overveje at kræve identifikation af oplysninger til alle, der har brug for en nulstilling. Du kan bede om at kende kontohaverens navn, gadenavn, mors pigenavn eller en anden type verifikator.
