Udtrykket "centralisere" betyder at bringe alt til en hovedplacering, hvilket indebærer, at centraliseret indkøb indebærer at bringe alle indkøbsprocedurer, varer og personale til et sted. I større virksomheder er indkøb ikke altid håndteret centralt, selv om der er en række fordele ved centraliseret indkøb.
Minimere duplikering
I virksomheder, der ikke har et centraliseret indkøbssystem, bruges mange tid og penge gennem dobbeltarbejde. Hver afdeling bliver nødt til at gå igennem samme procedure igen og igen i stedet for blot at have en specifik afdeling imødekomme alle indkøbsbehov. Det kræver mere tid for hver afdeling at behandle sine egne transaktioner i forhold til at få dem alle behandlet som en.
Forøg effektiviteten
I de fleste tilfælde, hvor centraliseret indkøb ikke anvendes, skal cheferne for de forskellige afdelinger håndtere indkøb. Hvis disse organisationer skulle skifte til centraliseret indkøb, ville disse medarbejdere have mere tid til at afsætte deres arbejde og dermed øge deres effektivitet.
Reducer omkostninger
Centraliseret indkøb sparer virksomheder penge, da det centrerer alle transaktioner på ét sted. Dette reducerer den mængde kapital, som virksomheden skal investere i for opbevaring og personale, og sikrer også øget købekraft ved at kombinere de forskellige afdelings behov sammen. Virksomheder kan også reducere deres regulatoriske omkostninger, da alle transaktioner let kan overvåges og registreres fra et sted.
Bedre forretningsforbindelser
Forholdet mellem forskellige leverandører øges gennem centraliseret indkøb. Hvis en virksomhed regelmæssigt køber leverancer fra en bestemt virksomhed, vil forholdet sandsynligvis blive bedre med tiden. Når alle virksomhedens køb håndteres af en afdeling, vil hovedet danne bedre forbindelser med leverandører, hvilket kan føre til hurtigere behandling og bedre kreditvurdering. Købspersonalet er også let tilgængeligt, hvis nogen af sine leverandører har en klage.
