Brev er vigtige midler til at kommunikere både personlige og forretningsmæssige følelser. Personlige breve er dog meget forskellige fra deres forretningsmodeller. For at vise en korrekt forretningsmetikette under dine virksomhedstransaktioner skal du genkende disse forskelle og ikke lide at blande bogstaver. Dette vil hjælpe dig med at se professionelt ud til medarbejdere, kunder, aktionærer og investorer.
Format
Erhvervsbreve og personlige breve er formateret meget anderledes. Med nogle mindre variationer har forretningsbrev normalt 1-tommers margener. De har også en enkelt afstand, med dobbelt afstand kun mellem afsnit og indledende datalinjer (fx dato, emne). Brevet er retfærdiggjort uden punktindrykning. Erhvervsbreve skrives også altid. Derimod kan personlige breve have stort set alle formater. Det er op til forfatteren at afgøre, hvordan han vil have det personlige brev frem. Et personligt brev er traditionelt håndskrevet, men med teknologiske fremskridt skriver mange mennesker personlige breve på deres computere, fordi det er hurtigere at skrive end skrive manuelt.
Indhold
I et forretningsbrev er indhold altid objektorienteret - det vil sige, at formålet med brevet er gennemsigtigt. Med et personligt brev kan indhold dække mange forskellige emner, og der er mere vægt på at relatere tidligere begivenheder og følelser end på problemløsning. Personlige breve kan være meget mere forandrende. Personlige breve kan berøre nogle forretnings- eller finansieringsproblemer, men forretningsbrevene diskuterer aldrig personlige problemer, medmindre disse problemer direkte påvirker virksomheden.
Sprog og tegnsætning
Erhvervsbreve bruger mere formelt sprog end personlige breve. Forfattere lægger særlig vægt på ordvalg fordi ordvalg kan gøre en enorm forskel i juridiske forhold. Salutationer og lukninger er høflige og henviser til egnede titler (fx formand Edwards, frøken Neman). Kolonier bruges mere i forretningsbrev end personlige bogstaver, især efter hilsen og de indledende datalinjeetiketter (fx RE:, DATE:). Personlige bogstaver kan bruge ethvert sprog, herunder slang og ikke-forretningsmæssige forkortelser som ttyl (tal med dig senere) eller btw (forresten). Fordelen ved dette er, at forfatterens personlighed virkelig kommer på tværs. Erhvervsbreve mister ofte forfatterens sande "stemme". Personlige bogstaver bruger standard tegnsætning regler, men fordi de er så uformelle, ignorerer forfattere ofte nogle grundlæggende tegnsætning og kapitalisering standarder.
Hvorfor differentiere?
Hovedårsagen til, at folk adskiller personlige breve fra forretningsbrev, er, at en standard metode til at skrive et forretningsbrev skaber effektivitet i forretningsaktiviteter. For eksempel kan erhvervsfolk vide, at de hurtigt kan fastslå formålet med forretningsbrevet fra emnelinjen. Effektivitet kan omsættes til omsætning. En anden grund til differentiering er, at ved hjælp af et professionelt format fremgår det, at det, der er i brevet, er vigtigt. For det tredje forventes brug af forretningsbrevformat af fagfolk. Hvis du ikke overholder forretningsformat med din virksomhed, kan du støde på som mindre forberedte eller uerfarne.
