Fortrolighed er yderste bekymring for organisationer, da det vedrører konkurrence, marketingstrategier og medarbejderinformation. Når information er let opnået, efterlader det et selskab sårbart over for ansvar og retssager, samt muligvis at fjerne deres konkurrencefordel. Det er organisationens ansvar at tage skridt til at stoppe medarbejderne i strid med fortroligheden.
På tidspunktet for udlejning, som regel under den nye udlejningsorientering, skal du sikre dig, at medarbejderne er godt opmærksomme på organisationens forventninger om, at fortrolighed ikke brydes. Forklar konsekvenserne, f.eks. Hvis og når det opdages, at en medarbejder overtræder fortrolighed, vil han blive underlagt disciplin og muligvis blive afskediget.
Sørg for, at medarbejdere, der beskæftiger sig med fortrolige optegnelser og oplysninger, informeres og trænes om, hvordan man sikrer informationen. Gør det et krav om, at computere har screen savers med adgangskoder, og vigtige poster eller dokumenter er begrænset til et område, der kan låses og sikres. Også kræve, at hver medarbejder har deres egen fortrolige adgangskode, som ikke kan gives til nogen anden end deres vejleder.
Opret en fortrolighedspolitik og få medarbejdere til at afmelde, at de anerkender, har læst og forstået politikken. Denne politik kan bruges som straf for straf, hvis selskabets fortrolighedspolitik brydes.
Ud over fortrolighedspolitikken skal medarbejdere, der er ansvarlige for markedsføringsstrategier, opfindelser og andre vigtige oplysninger, være forpligtet til at underskrive konkurrenceaftaler.
Være selektiv om hvornår og hvilken type vigtige fortrolige oplysninger formidles og til hvem den formidles til. Lav en liste over, hvor vigtige fortrolige poster er gemt, og hvem skal være ansvarlig for dem. Hold også en liste over, hvem der kan se, hvilke oplysninger og hvornår de har adgang til det.
Tips
-
I forbindelse med interviews skal de potentielle medarbejdere forklare, hvilke former for fortrolige oplysninger de tidligere har haft ansvar for, og hvor fortrolige de er med fortrolighedspolitikker.
Advarsel
Lad ikke sladderige og chatte medarbejdere være ansvarlige for at holde fortrolige oplysninger og optegnelser.
