Beskæftiget i 1993 beskytter familiemedlemmerloven om visse medarbejders job, der skal tage ubestemt orlov til at tage sig af et nyfødt eller adoptivt barn eller for et alvorligt syg familiemedlem. FMLA beskytter også arbejdspladser hos medarbejdere, som selv er alvorligt syge eller sårede, og skal tage orlov for at komme sig. Den medicinske karakter af de fleste FMLA-anmodninger udløser privatlivets fred og fortrolighedsproblemer, som arbejdsgiverne skal huske på.
Kommunikation af medicinsk information
Nogle medicinske oplysninger kan ikke holdes helt fortrolige. For at en FMLA ikke skal godkendes, skal arbejdsgiveren f.eks. Gennemgå en læge anbefaling på grundlag af en alvorlig helbredstilstand. Arbejdsministeriet anbefaler at anvende en standardformular for lægeanbefalinger til FMLA. Formularen giver lægen mulighed for at give detaljer om tilstanden, herunder længden af den ønskede orlov. Blanketten er tilgængelig online fra Arbejdsministeriets hjemmeside.
Adgang til medicinsk information
Adgang til lægejournaler er underlagt lov om sundhedsinformation og ansvarlighed. Handlingen regulerer stringent, hvem der har adgang til medicinsk information, hvorfra individets identitet kan bestemmes. HIPAA er afbalanceret for at give information til sundhedsarbejdere for at give dem mulighed for at udføre deres arbejde og under andre omstændigheder, som FMLA anmoder om. Handlingen kræver dog, at adgangen til lægejournaler er stærkt begrænset. Som en arbejdsgiver, der er underlagt FMLA, skal du kun begrænse adgangen til disse lægejournaler til udpegede medarbejdere, som absolut skal have adgang til bona fide forretningsgrunde.
Opbevaring af medicinsk information
Som arbejdsgiver skal du beskytte medarbejderens medicinske oplysninger fra dem, der ikke er udpeget til at få adgang til det. Alle lægejournaler skal opbevares adskilt fra personaldokumenter. Medicinske filer i forbindelse med FMLA-anmodninger bør opbevares i låste filskabe, som kun udpegede medarbejdere har adgang til. Ved fax og fotokopiering af medarbejdernes medicinske oplysninger skal protokoller etableres og overholdes nøje for at sikre medarbejderens privatliv. For eksempel, hvis en medicinsk datformular uheldigvis efterlades i en fotokopimaskine og derefter ses af uautoriserede personer, er det din virksomhed, der er ansvarlig for bruddet af privatlivets fred, ikke den urolige medarbejder.
Arbejdsgiver bekymringer
Ofte i FMLA situationer har arbejdsgivere brug for adgang til visse af deres medarbejderes journaler. HIPAA sørger for, at medarbejderne giver skriftlig tilladelse til arbejdsgiverne til kun at få adgang til de dokumenter, der er relevante for den betingelse, som FMLA forlader er anmodet om uden at give blanket tilladelse til at få adgang til alle lægejournaler. Arbejdsgivere kan anmode om en anden udtalelse baseret på en læges henstilling til FMLA og kan også kontakte lægen direkte og diskutere betingelsen. Sådanne drøftelser skal også godkendes af medarbejderen. Ansatte, der søger FMLA, skal give tilstrækkelig dokumentation og vil derfor sandsynligvis give disse tilladelser.
