En lønpolitik beskriver lønseddelprocessen, da den vedrører administration af lønninger, timebetingelser, lønplaner og betalingsmetoder. Dokumenterede procedurer sikrer en klar og defineret godkendelsesproces, effektive lønningsaktiviteter, tilgængelighed af formularer og passende kontrol. En organisation med etableret lønpolitik og -procedurer kan forsikre medarbejderne om korrekt og rettidig betaling af løn og løn.
Betydning
Lønning er en af de største udgifter i enhver organisation. En lønpolitik indfører interne checks og konti for at kontrollere og beskytte denne udgift. Det reducerer forekomsten af fejl og muligheden for svig. I store virksomheder involverer lønningsprocessen en masse tid og ressourcer. Lønningsprocedurer skaber effektivitet med hensyn til tidsindsamling, dokumentbehandling, dataindtastning, betaling og registrering. Ved at inkorporere automatisering og fremskridt inden for systemteknologi kan procedurer være omkostningseffektive og spare selskabets penge.
Formål
En lønpolitik sikrer, at medarbejderne altid får den korrekte løn på det rigtige tidspunkt. Det sikrer, at selskabet overholder føderale, statslige og lokale love, især dem, der henviser til skatter, Medicare, Social Security og fair arbejdsnormer. Overholdelse af lovgivningen vil hjælpe selskabet med at undgå straffer. Lønningsprocedurer understøtter også gennemførelsen af etablerede kompensationsstrukturer og -systemer, afdelingsbudgetter og kollektive forhandlinger.
Funktioner
En lønpolitik definerer ansvarsområder og ansvar for lønmodtagere og ledere. Da lønningen indebærer fortrolige oplysninger, skal politikken angive adgangs- og sikkerhedsniveauer. Det identificerer også den uddannelse, der kræves af forskellige medarbejdergrupper. Lønningsprocedurerne beskriver processen fra, hvornår medarbejderen er ansat. De omfatter lønningsaktiviteter og formularer, der kræves til behandling af nye lejemål, ansættelsesændringer, informationsopdateringer, særlige betalinger, fradrag, tidsrapportering og opsigelse.
Overvejelser
For at minimere risikoen for svig skal lønpolitikspolitikken indeholde interne kontroller. En form for kontrol er adskillelse af arbejdsopgaver. For eksempel, hvis der er to medarbejdere involveret i lønningsprocesbehandling, ville man forberede løndokumenter, mens den anden ville godkende og godkende. En godkendende myndighed skal gennemgå alle løn og forlade oplysninger. En anden gruppe eller afdeling som regnskabsføring kan revidere lønningstransaktioner. Lønningsprocedurer skal også beskytte fortrolige oplysninger om lønoplysninger, og sikre, at kun autoriserede personer har adgang til dem.
ansvar
Lønningsafdelingen er ansvarlig for at styre lønlønstrømmen for at sikre effektiv og rettidig lønningsprocesbehandling. Det fastlægger lønplaner og frister for indgivelse af lønlister. Lønmodtagere tildeler og styrer adgangen til oplysninger i lønsystemet. De indtaster oplysninger i systemet og foretager ændringer efter behov. Ledere skal sikre, at de krævede lønlister er færdige og videresendt inden for fastsatte tidslinjer. Medarbejderne er ansvarlige for at gennemgå betalinger og fradrag og rådgive lønningsafdelingen om eventuelle uoverensstemmelser. De bør også holde deres information opdateret.
