Mange pressepakker slutter lige ind i genbrugsposen. Nogle af disse pakker ville bare ikke interessere læserne, men andre var kun dårligt sat sammen. Korrekt formatering af en pressepakke vil øge chancerne for, at oplysningerne bliver offentliggjort. Emailing pakken øger også muligheden for at få oplysningerne udskrevet - ikke kun at få oplysningerne der hurtigt, men det gør det nemt at reproducere materialet.
Identificer dine mål for at sende et pressesæt og derefter forskning nyhedsorganisationer, der kunne hjælpe med at opfylde disse mål. Redaktører har meget lidt ekstra tid, så spild det ikke. Et lille papir i Ohio, der kun udgiver lokale nyheder, er ikke interesseret i et pressesæt fra en begivenhed i Californien. En nyhedsstation, der fokuserer på økonomi, er ikke interesseret i et pressesæt om en rockekonsert. Når du har identificeret de korrekte medieforretninger, skal du finde e-mailadressen og navnet på redaktøren, hvis det er muligt, ved at søge på internettet eller ringe til organisationen. En generel virksomheds e-mail kan bruges, hvis editorens e-mail ikke er tilgængelig. Bekendtgør dig ikke kun med medierne, men med mediernes stikkontakt. Jo tættere pressesættet er til medieorganisationens stil, desto bedre.
Skriv en kort udtalelse (3 til 10 ord) om, hvad du sender i emnelinjen i e-mailen. Hvis det er muligt, prøv at vise, hvorfor det pågældende medieudtag ville være interesseret i oplysningerne. Hvis sættet f.eks. Sendes til et lokalt fokuseret papir, skal du angive placeringen af hændelsen eller virksomheden i emnelinjen.
Angiv punktet med det samme i e-mailens krop, og forbind eventuelt hovedpunktet til medieudtagets stil og interesser. Hvad du medtager i emnet, vil variere afhængigt af, hvad der er inkluderet i pressesættet. Hvis mediesættet kun er en pressemeddelelse, skal du inkludere teksten i udgivelsen i emails krop og vedhæfte frigivelsen for nemheds skyld. Hvis pressesættet er en pakke om en begivenhed, skal du skrive en kort redegørelse om, hvad begivenheden er, når den er, og hvad du har vedhæftet. Hvis pressesætet handler om en lokal virksomhed, skal du skrive en kort redegørelse for, hvorfor du sender kittet.
Vedhæft pressesætfilen til e-mailen. Vær opmærksom på, hvilket filformat du sender, fordi ikke alle medier kan åbne alle typer filer. Generelt kan PDF-filer (Portable Document Formats) åbnes af næsten alle, og seerens software er gratis at downloade. PDF-filer vil også sikre, at det, du ser på din computerskærm, er det, modtageren ser, uden at formatere ændringer fra de forskellige computere. RTF'er (Rich Text Format) er også universelt nemme at åbne; formatet bevares imidlertid ikke i en RTF-fil og er ikke bedst for dokumenter med grafik.
Sørg for, at billeder, der er beregnet til reproduktion, er store nok til at blive genoptrykt i høj kvalitet; Komprimer ikke billedet for at få e-mailen sendt hurtigere. Tekstdokumenter kan kombineres til en fil, men billeder, der skal overvejes til offentliggørelse, skal vedhæftes som separate filer, da billeder ikke let kan adskilles fra dokumentet. JPG-filformat er ofte bedst til billeder.
Gå tilbage til kroppen af e-mailen. Til sidst skal du liste over hvilke dokumenter du har vedhæftet og hvorfor; også nævne om filerne er tilgængelige i et andet format. I slutningen af e-mailen, angiv dine fuldstændige kontaktoplysninger.
Dobbeltkig alle aspekter, før du sender emailen. Sørg for, at e-mail-adressen er korrekt, hvis e-mailens krop ikke har nogen fejl, og at de korrekte filer er vedhæftet.
