Et pressesæt, der ofte kaldes et mediesæt, er et værktøj, som virksomheder og organisationer bruger til at levere oplysninger om deres firma til medierne. Den består af forskellige dokumenter og filer, herunder pressemeddelelser, fotos, lister over ofte stillede spørgsmål, offentliggjorte artikler, reklamevideoer og udsagn fra firmaets repræsentanter. Virksomheder af alle størrelser forbereder pressesæt med oplysninger, som de gerne vil medierne rapporterer om. Virksomheder er ofte ivrige efter at distribuere pressesæt og bestræbe sig på at gøre dem lettere tilgængelige.
Gå online
Find ud af, om den virksomhed, du undersøger, har en officiel hjemmeside. Se efter en trykt webadresse på brochurer og visitkort.
Gennemgå webstedet for at se, om der er et link specifikt med angivelse af "media", "public relations" eller "press kit." I nogle tilfælde skal du muligvis klikke på et link, der siger "Kontakt os" eller "Flere oplysninger", der skal rettes til pressesættet. Hvis du ikke kan finde nyttige links, skal du kigge efter virksomhedsejerens e-mail-adresse eller kundeservice kontaktoplysninger. Send en mail, der introducerer dig selv og anmode om et pressesæt.
Læs alle de oplysninger, du har adgang til online. Nogle virksomheder kan sende hele pressesæt til at downloade og udskrive alle på én gang. Du kan også sortere gennem kittet og gemme de specifikke oplysninger, du leder efter. Nogle virksomheder kan kun vælge pressemeddelelser eller fotos og give en kontakt-emailadresse for yderligere information. Send en email til den relevante kontaktperson, der anmoder om pressesætoplysninger, der ikke er tilgængelige online.
Anmodning via telefon
Ring til en virksomhed, når du ikke kan finde sin hjemmeside, eller hjemmesiden tilbyder ikke pressesætmaterialer eller kontakt e-mail-adresser. Ring under de mest praktiske timer for virksomheden. For eksempel, hvis du ringer til en restaurant, undgå middagstid. Når dit opkald besvares, bedes du tale med enten virksomhedsejer eller den ansvarlige for PR.
Introducer dig selv og forklar dit behov for et pressesæt. Hvis ejeren eller repræsentanten siger, at de ikke har et officielt pressesæt, skal du beskrive de specifikke oplysninger, du har brug for. De kan have individuelle genstande som pressemeddelelser og billeder, der, når de sammenkobles, kan tjene som et pressesæt.
Arranger adgang til pressesætets information. Hvis du er nødt til at møde en deadline, bedes du sende e-mail eller faxe det. Hvis kittet er for stort, skal du sørge for at afhente det, eller spørge om det kan mailes.
Besøg i Person
Besøg den virksomhed, du undersøger, hvis du ikke kan få pressemeddelelser via e-mail, snail mail eller fax. Introducer dig selv og beder om at tale med ejeren eller lederen af PR-afdelingen.
Beskriv de oplysninger, du leder efter, og listen over specifikke dokumenter eller genstande, der giver de nødvendige oplysninger. Forklar, hvordan et pressesæt hjælper dig med at indarbejde deres perspektiv i din historie.
Skim de oplysninger, der tilbydes i pressesættet, for at være sikker på, at det opfylder dine behov og svar på dine spørgsmål. Da du har forretningsejeren eller PR-repræsentanten der hos dig, kan du anmode om et hurtigt interview, hvis du har yderligere spørgsmål, der ikke er adresseret i pressesættet.
Tips
-
Pressesæt er skabt til selvfremme af virksomheden eller organisationen, der distribuerer dem. Fakturakontroloplysninger trukket fra pressesæt, og brug yderligere kilder til at skabe balance.
