Anmodning om betaling på en forfalden faktura kræver en tilgang, der afbalancerer selvsikkerhed og professionalisme. Opbevar detaljerede registreringer for at gøre processen nemmere, og spor fakturaer efter nummer og servicedato. Definer dine betalingsbetingelser på hver faktura, så du kan henvise til din virksomhedspolitik, når du foretager indsamling og opfølgningsforespørgsler.
Venligt telefonsamtale
Foretag et telefonopkald for at anmode om betaling på en sen faktura. Dette kan være særligt effektivt, hvis du har et kendt forhold til kunden og antager, at forsinket betaling var et tilsyn. For eksempel, "Hej Stan, det er Jane Smith med ABC Company. Jeg vil gerne sørge for at få fakturaen, vi sendte dig til sidste måneds forsendelse. Det var dateret den 15. januar 2015. Det er 10 dage forfalden, så jeg spørger mig selv, om det blev forkert placeret? Jeg kan sende dig en kopi lige nu, hvis du kan lide det."
Formelt telefonopkald
Hvis du forsøger at få en faktura betalt gennem en stor virksomheds regnskabsafdeling eller af en ukendt individuel kunde, er en mere formel tone passende. Identificer dig selv, vær specifik på opkaldets art og lav din anmodning. "Dette er Jane Smith med ABC Company. Jeg ringer med hensyn til faktura nr. 1234 sendt til dig via mail den 15. januar 2015. Fakturaen er i øjeblikket ubetalt, og jeg ringer i dag for at spørge, hvilken slags betalingsordninger du gerne vil gøre."
Skriftlig anmodning
Ligesom formelle og uformelle telefonopkald afhænger den måde, du foretager en skriftlig betalingsanmodning på, på din virksomheds forhold. En uformel e-mail til en almindelig kunde kan være enkel, som f.eks. "Bare at checke på din udestående faktura fra sidste måned. Jeg vedhæfter en anden kopi, hvis du har brug for det. "Det kan også være formelt og selvsikker, idet man bemærker overtrædelsens art og konsekvenserne for fortsat manglende betaling. "Hvis denne konto forbliver ubetalte i mere end 30 dage fra fakturadato, vil du blive genstand for et 10 procent sigt gebyr og fremtidige indsamlingsbestræbelser."
Gør betalingen nem
Når du foretager din betalingsanmodning, skal du give de tilpassede flere muligheder for at fremskynde transaktionen. For eksempel tilbyde at acceptere betaling via et kreditkort via telefon, kontanter eller postanvisning eller elektronisk betaling via et online banking eller e-pay-websted. Bed om øjeblikkelig betaling for at undgå yderligere forsinkelser. Hvis kunden ikke kan betale, anmode om en delvis betaling eller en aftale om at betale på en forudbestemt fremtidig dato. Sæt alle aftaler skriftligt.
Tag lovlig handling
Din betalingsanmodning kan have større vægt, hvis du har en advokat udkast det. Dette kan være en overvejelse, når den udestående fakturabeløb er betydelig eller er mere end 90 dage for sent. Du kan også overveje små krav domstol eller ansætte en samling agentur for at hjælpe med din indsats. Lad ikke ubetalte konti lade dig i flere måneder ad gangen. Jo længere en faktura går ubetalt, jo større er sandsynligheden for, at du slet ikke vil se betaling.
