At skrive en effektiv præstationsanmeldelse kræver forberedelse. Vent ikke til en uge før gennemgangen skyldes at begynde at indsamle oplysninger. Dokument både positiv og negativ information om medarbejderens præstationer. Fokus på ydeevne, ikke på personlige egenskaber. Din anmeldelse skal indeholde både resultatkrav (hvad du har brug for medarbejderen til at opnå) og adfærdskrav (hvordan du har brug for medarbejderen til at opføre sig i nøglesituationer).
Oversigten for en vanskelig medarbejder skal indeholde indhold, der behandler præstationsproblemer, men har en følelse af balance. Det er vigtigt at medtage ydelser, der skal forbedres. Men husk, selv den sværeste medarbejder gør sandsynligvis mere ret end forkert.
Elementer du skal bruge
-
Dine noter og observationer, herunder eventuelle opskrivninger, for den aktuelle vurderingsperiode
-
Indtastning fra medarbejderen
-
Din virksomheds ratingformularer, hvis nogen
Skrivning af anmeldelsen
Anmod om input. Før du begynder at skrive, bede medarbejderen om at give en liste over resultater i løbet af den foregående ratingperiode. Dette vil hjælpe dig med at opretholde saldo og ikke overse et bidrag, som medarbejderen har lavet. Det hjælper også medarbejderen til at føle sig inkluderet i processen.
Vær specifik. Hele anmeldelsen nævner specifikke adfærd og præstationsprincipper, der kommer fra dine observationer over tid. Husk at målet med revisionen er præstationsforbedring.
Undgå generaliseringer og overdrivelser. Erklæringer som "Du aldrig" eller "Din præstation er forfærdelig" er ikke hjælpsomme eller forsvarlige. Skriv anmeldelsen på en måde, som du, medarbejderen og enhver tredjepart, der måtte læse den, kunne give mening. Brug komplette sætninger.
Begynd med det positive. Start din anmeldelse med resultater og med dine højere ratings. Vær specifik. Cite konkrete tilfælde og adfærd og styrke dem med din godkendelse.
Adresseområder hvor ydeevnen skal forbedres. Giv ærlig feedback. Hold dig til observerbare adfærd. For hver adfærd, som du ønsker at forbedre, skal du medtage en positiv erklæring om, hvad du ønsker at have sket. Erklæringer som, "I fremtiden skal du:" eller "Vær venlig ikke at gøre det igen" gør dine forventninger klare. Dæk de problemer, du mener er den vigtigste, men husk at kritik har en negativ indvirkning på ydeevnen. Opret ikke en lang liste over mindre overtrædelser.
Lav en præstationsplan. Hold det realistisk. Indstil et par specifikke og målbare mål, som medarbejderen kan fokusere på. Disse kan indebære udvikling af kompetencer eller forbedring af præstationer i forhold til centrale ansvarsområder eller projekter. Hvis den vanskelige medarbejders ydeevne er seriøs nok til at berettige disciplinære handlinger, dokumenterer de fremtidige konsekvenser af fortsat dårlig præstation.
Pas på, at du ikke mikroplanerer. Opret retningslinjer, hvor de er nødvendige, men overdriv det ikke. Vær specifik om forventede resultater, men fortæl ikke medarbejderen hvordan man tager hvert enkelt trin.
