Den vanskelige opgave - at skabe en gennemførlighedsplan - ligger bag dig. Nu skal du skrive et følgebrev, fordi de bedste forretningsmetoder dikterer, at det er mere end en smule uprofessionelt at bare stikke planen i en konvolut og sende den af. Tænk på brevbrevet som det færdige tryk - bue på gavepakken, hvis du vil - det viser til modtageren, at du er bekymret for optrædener og også om at lave nogen sidste øjebliksændringer i gennemførlighedsplanen.
Vælg en virksomhedslignende skrifttype til dit brev. For at skabe symmetri, vælg den, du brugte til din gennemførlighedsplan. Ellers er Times New Roman, Arial eller Tahoma i 11 point gode valg. Opsæt 1-tommers margener på toppen, bunden og siderne og arranger brevet i blokformat uden indrykning.
Indtast returadressens overskrift, som indeholder din adresse (ikke dit navn) efterfulgt af datoen. Dobbelt-plads.
Indtast den indvendige adresse, eller navnet og adressen du sender gennemførlighedsplanen til. Dobbelt-plads.
Skriv hilsen. Dobbelt-plads.
Skriv det første afsnit, som opsummerer formålet med brevet og henviser til relevante oplysninger om gennemførlighedsplanen: "Vedlagt skal du finde en gennemførlighedsplan, der beskriver (redegør planens omfang og dets formål), som jeg er glad for at give dig på på vegne af (navnet på dit firma). "Double-space.
Påpege, at modtageren skal omhyggeligt læse planen og foretage ændringer - og snart - inden nogen aftalte professionelle tjenester skal begynde. Sørg for at fastsætte en rimelig frist, der giver modtageren tilstrækkelig tid til en omhyggelig gennemgang, men ikke så meget tid, at planen kunne falde fra virksomhedens radar-skærm: "Jeg respekterer med respekt, at du gennemgår vedlagte plan for at sikre, at det afspejler alle nøjagtigt alle relevante punkter. Hvis ikke, og du ønsker at foretage ændringer, bedes du kontakte mig på (dit telefonnummer) så hurtigt som muligt for at diskutere dem. Hvis ikke, bedes du underskrive planen, der er angivet på den sidste side. Jeg vil ringe til dig inden for en uge for at oprette en behagelig tid for mig at hente planen fra dit kontor. "Dobbeltrum.
Skriv et afsluttende afsnit, der peger frem til enhver forretningsforbindelse, som forundersøgelsen viser. "Jeg takker dig i god tid for din hurtige opmærksomhed på dette spørgsmål. Nu, hvor gennemførlighedsplanen er færdig, ser jeg frem til at arbejde sammen med dig på en produktiv og gensidigt fordelagtig måde i mange år fremover. "Double-space.
Skriv en formel lukning, såsom: "Med venlig hilsen din" eller "Med venlig hilsen." Plads fire gange.
Indtast dit navn. Plads en gang. Skriv "Enclosure" (som henviser til gennemførlighedsplanen). Skriv dit navn i mellemrummet mellem lukningen og dit indtastede navn.
Tips
-
Læs dit brev højt. Så spørg en betroet kollega - helst en involveret i gennemførlighedsplanen - for at læse det også. Proofread og rediger brevet før du sender det.
Gem en kopi af brevet til dine filer.
