Hensigtserklæringer er formelle dokumenter, der er en del af et forslag og en juridisk kontrakt. De redegør for hoveddetaljerne i en forretningsaftale eller et forskningsforslag med det formål at gøre alle involverede parter opmærksomme på de vigtigste punkter. På grund af deres karakter har disse bogstaver en særlig struktur; så det er vigtigt at vide, hvordan man formatterer et hensigtserklæring.
Åbn en ny fil i din tekstbehandlingssoftware. Indtast dit navn og adresse på de første tre til fire linjer i dokumentet. Efterlad en tom linje og indtast navn og adresse på brevets modtager. Forlad en anden tom linje og indtast datoen. Tilføj to flere tomme linjer. Start brevet korrekt ved at adressere det til modtageren ved navn; såsom "Kære Mr Jones."
Begynd det første afsnit ved at forklare hvorfor du skriver. Hvis dette er et forretningsbrev, skal du nævne tidligere forhold til virksomheden, der har ført dig til de foreløbige aftaler, du har lavet indtil videre. Hvis dette er et universitet eller en universitets hensigtserklæring, skal du kort forklare din baggrund og legitimationsoplysninger; såsom relevante kvalifikationer og erfaring.
Start et nyt afsnit. Detaljer dit forslag, herunder relevante detaljer om alle aftalte aspekter af projektet. Dette kan tage op to eller flere afsnit, afhængigt af projektets kompleksitet. For virksomheder skal du sørge for at udarbejde i almindeligt sprog alle aspekter af projektet; fra prissætning til forventede færdiggørelser eller leveringsdatoer. For forskningsforslag, redegør for, hvad formålet med forskningen er, og hvordan det vil blive nået.
Tilføj et sidste afsnit. I et forretnings hensigtserklæring er dette afsnit til at definere eventuelle specialtermer, der anvendes i projektets disposition og detaljerede oplysninger om yderligere relevante oplysninger, såsom en aftalt frist for de endelige vilkår, der skal afgøres. For forskningsbreve, tilføj eventuelle ekstra relevante oplysninger til forslaget, f.eks. Navnet på enhver vejleder eller mentor, du allerede har bedt om.
Skriv en endelig lukke linje, der anmoder om et svar på din hensigt. Tilføj en underskrift fra linjen, f.eks. "Med venlig hilsen". Forlad tre til fire tomme linjer, hvor du kan underskrive dit navn, når brevet udskrives. Indtast dit navn, dine kvalifikationer (hvis nødvendigt). Hvis du skriver en forretnings hensigt, skal du tilføje din position i firmaet under dit navn. Gem en kopi af brevet til dine optegnelser.
Tips
-
Fordi modtagerne af disse hensigtserklæringer sandsynligvis vil modtage mange sådanne breve og have anden forretning at håndtere, er det vigtigt, at du forbliver kortfattet. Du bør kun inkludere de oplysninger, der er relevante for projektet, og endda kun medtage de detaljer, der allerede er aftalt. Alt andet kan vente på opfølgende diskussioner.
Advarsel
Der foreligger hensigtserklæringer inden for det dumme juridiske område mellem tilbud og faktiske kontrakter. Fordi de er en redegørelse for, hvor forhandlingerne har nået frem for et dokument, der beskriver en bindende aftale, om vilkårene i kontrakten i sidste ende er bindende for begge parter, vil det være en sag for domstolene, hvis aftalen senere bliver sur. Altid konsultere en advokat, før du handler i afhængighed af vilkårene i en hensigtserklæring.
