Regnskabssoftware har været overkommelig og meget populær i disse dage. Ofte har mere end én person adgang til systemet på samme tid; Derfor er multi-user licenser til programmer blevet fælles sted. En virksomhed kan købe licenser til en person eller 20 afhængigt af dens behov.
Antal brugere
Mange regnskabsafdelinger har mere end én person, der arbejder på programmet på samme tid. For eksempel er det ikke fornuftigt for nogen at vente, indtil en anden person betaler regningerne for at bestille indskud. I meget små virksomheder kan dette arbejde, men i større virksomheder med mere end en person i regnskabsafdelingen fungerer denne opsætning ikke, og der kræves multi-user-software.
Netværk
Et edb-netværk er nødvendigt, hvis et program vil blive brugt af mere end en person. Netværket gør det muligt at dele software og ressourcer med en central server, hvor de fleste programmer er placeret og adgang til de enkelte brugere. Det er en god idé at have et netværk på plads, før du får softwaren. Hvis du kun har en enkelt bruger, så er der virkelig ikke brug for et netværk.
Begrænsninger
Ikke alle software kan være multi-bruger, og der er begrænsninger på, hvor mange brugere et program kan rumme. For eksempel kan du med Hurtigbøger have op til 20 personer adgang til programmet på samme tid. Softwaren kan ikke håndtere mere end det. Anden software har deres egne grænser, så undersøge produktet, før du køber det. Generelt er al regnskabssoftware god for en bruger, men som brugere øges, kan der være problemer.
Fordele
Der er fordele for både enkeltbruger og flere bruger situationer, når man beskæftiger sig med regnskabssoftware. Beslutningen om at få et enkeltbrugerlicens versus en multi-user-licens hviler på behovene hos en virksomhed. Den ene er ikke bedre end den anden, de passer bare til forskellige behov. I mange tilfælde kan en virksomhed starte med en enkelt licens og derefter udvide, efter behov. Nogle regnskabssoftware kan udnyttes af primært én person, og køb af mere end en enkelt bruger giver ikke mening. Det hele afhænger af forretningsbehovene.
Overvejelser
Mens installation af en enkeltbruger software kan være enkel, er det ikke sikkert at installere en multi-bruger software. Det er normalt, at IT-medarbejdere skal være involveret i installationen samt i vedligeholdelsen af et multi-bruger miljø.
Sørg for at sikkerhedskopiere regnskabsfiler, hvis du er i en enkeltbruger- eller multifunktionssoftware. Har en plan, hvis netværket eller en computer går ned.
