At holde styr på alle dine virksomheds indtægter og udgifter kan virke overvældende, selv når du driver en lille virksomhed. Der er beregninger at lave, rapporter til at forberede, regninger at betale og skatter til fil. Listen over finanser, der skal udarbejdes månedligt, kvartalsvis og årligt, er ofte uendelige.
Den gode nyhed er, at der findes software til små virksomheder, der hjælper med at strømline processen. Den rigtige software giver dig mulighed for at holde styr på alle dine finansielle oplysninger på ét sted og få adgang til de realtidsrapporter, du har brug for for at holde din virksomhed i gang.
Hvorfor har jeg brug for Small Business Accounting Software?
Small Business Accounting software tillader selv de mest matematiske udfordringer at opretholde nøjagtige regnskaber. I stedet for manuelt at spore køb, kvitteringer og overskud fra regneark på din stationære computer, kan du spare tid og arbejdskraft ved at spore alt i et elektronisk regnskabsprogram.
Der er mange fordele ved at bruge software til små virksomheder, der kan hjælpe din virksomhed med at køre mere effektivt. Nogle af fordelene er følgende:
- Streamlines din regnskabsføring. Med software til små virksomheder, har du adgang til alle dine finansielle oplysninger på ét sted. Du behøver ikke at tjekke med flere afdelinger for at få de oplysninger, du har brug for, eller vent til slutningen af måneden for at se på din økonomi. I stedet kan du logge ind på din regnskabssoftware til enhver tid på dagen eller natten fra en hvilken som helst enhed for at se, om fakturaer blev betalt, varelager blev sendt ud, hvilken del af din virksomhed er rentabel, og hvor du kan foretage nogle forbedringer.
- Reducerer menneskelig fejl. Uanset hvor kompetent dine medarbejdere er, er der altid plads til menneskelig fejl. Small Business Accounting software hjælper med at reducere fejl i beregninger og rapportering ved at holde øje med økonomien elektronisk. Når processer som fakturering, timekeeping og regning samlinger sker via regnskabssoftware, der øger nøjagtigheden af dine finanser endnu mere.
- Tillader team samarbejde. Small Business Accounting software tillader mere end én person at få adgang til din virksomheds finansielle oplysninger. Du vil måske have, at folk, der forvalter lønningslister, marketing, lager og salg, har adgang til din virksomheds realtids finansielle oplysninger, så de bedre kan udføre deres opgaver. Med regnskabssoftware baseret i skyen eller indlæst på hver persons computer kan medarbejdere fra hele firmaet logge ind og få de nødvendige oplysninger.
- Giver indsigt. Med et tryk på en knap kan små virksomheders regnskabssoftware give dig øjeblikkelig storbillede indsigt i din virksomhed. Baseret på disse kan du bedre skræddersy dine udgifter, salgsindsatser, lager og personale for at gøre din virksomhed mere rentabel.
- Holder information sikker. Dagens regnskabssoftware er sikker og sikrer, at din virksomheds oplysninger forbliver i virksomheden. De fleste software krypterer oplysninger, så den kun kan nås af din virksomhed. Mange giver individuelle log-ins til hver medarbejder, så kun visse personer kan se visse aspekter af dine økonomiske oplysninger. Du kan f.eks. Give din personaladministrator adgang til tidsark og løn og ikke alle de øvrige finansielle oplysninger for din virksomhed. Hvis du accepterer betalinger direkte i din regnskabssoftware, er de også krypteret.
- Genererer øjeblikkelige rapporter. De fleste små virksomheder regnskabsmæssige software giver dig mulighed for at tilpasse de rapporter, du har brug for, og har øjeblikkelig adgang til dem, når du vil have dem. Du kan øjeblikkeligt trække sådanne rapporter som din fortjeneste og tab statement, momsoversigt, faktura historie, indbetalinger indbetalt og udgiftsrapporter. Dette hjælper med at skære ned på tid, som dine medarbejdere må bruge sammen med at sammensætte denne type information. Du kan endda automatisk generere rapporter, der viser data på en måde, der giver mening for dig, såsom cirkeldiagrammer eller grafer.
- Giver branchespecifik rapportering. Hvis du vælger software til små virksomheder, der er specifik for din branche, undgår du at gøre tilpasning, der kan øge prisen på softwaren. Du får også adgang til rapportering, der er mere værdifuld for din virksomhed. For eksempel, hvis du er en sundhedsudbyder, kan du have brug for funktionalitet, der giver dig mulighed for at regne forsikringsselskaber. Hvis du finder software, der er specifik for sundhedssektoren, kan denne funktionalitet sandsynligvis være inkluderet eller være en rimelig løsning. For software, der er til generiske industrier, kan oprettelsen af denne funktionalitet til din virksomhed føre til, at prisen på softwaren går helt op.
- Holder dig i gang med bedste praksis. En lille virksomhed regnskabsmæssige software program kan holde din virksomhed nuværende på bedste regnskabspraksis. Med automatiske softwareopdateringer og vejledninger om nye funktioner kan du holde dig til de nyeste rapporterings- og skattepraksis uden at skulle stole på din revisor.
Den rigtige form for software til små virksomheder konto betyder færre hovedpine for dig og mere tid for hele dit personale til at fokusere deres energier andre steder. Så hvordan vælger du den rigtige software til din virksomhed?
Hvilken regnskabssoftware er bedst til en lille virksomhed?
Beslutning om at få små forretningsmæssige regnskabssoftware til din virksomhed er ofte den nemmeste del af processen. Jo sværere del er at afgøre, hvilken specifik software der skal bruges.
Der er en række valgmuligheder på markedet, hvoraf de fleste kan tilpasses til din virksomhed og dine behov. Før du starter processen med at bestemme, hvilken software til små virksomheder, der skal downloades eller tilmelde dig, skal du være sikker på, at du ved, hvilke funktioner du ønsker. Tag dig tid til at undersøge dine muligheder og funktionerne hver tilbyder.
Opret en liste over de funktioner, du ønsker, og en anden liste over dem, du gerne vil have, men kunne gøre uden. Disse kan omfatte:
- Lagerstyring.
- Banking
- Lønning og tidsregistrering.
- Fakturering
- Tilgodehavender.
- Fakturerbare timer.
- Salgsprovisioner.
- Automatisk fakturering.
- Flere brugere.
Når du ved hvad du vil, skal du begynde at prissætte dine muligheder. Bestem, om du vil have software til små virksomheder, der skal downloades på din computer, eller hvis du hellere vil have adgang til et skybaseret program, som du kan få adgang til fra enhver enhed. Der er en bred vifte af priser baseret på det program du vælger, de funktioner du ønsker og den tilpasning, der skal gøres. Vær opmærksom på et budget, inden du træffer en endelig beslutning, idet du husker på, at omkostningerne stiger, da du vælger mere tilpasning.
Overvej også, hvilken lille virksomheds regnskabssoftware der er mest intuitiv for dig at bruge. Mens mange produkter har lignende funktioner, kan det faktiske instrumentbræt og implementering af produktet variere. Du skal vælge en, som du er komfortabel med at bruge, så sørg for at se en demo af de produkter, du er interesseret i. På den måde kan du få en fornemmelse for, hvordan du vil bruge produktet, og hvis det er nemt nok til at navigere. Det sidste, du vil gøre, er at investere mange penge i en lille software til softwareoverførsel, der er for frustrerende for dig at bruge.
Ud over at prøve programmet, få en liste over referencer, der bruger den software, du er interesseret i. Find det muligt, hvis du er i en lignende industri som din, da de sandsynligvis vil bruge softwaren på samme måde som du ville. Stil spørgsmål om implementeringsprocessen, hvordan de tilpassede funktioner virker, og hvordan lydhør kundeserviceteamet er. Svarene du får kan hjælpe dig med at træffe den bedste beslutning for din virksomhed.
Hvis du har en, skal du også tjekke ind hos din it-afdeling inden du træffer en beslutning. Du kan have opbevarings- eller båndbreddebegrænsninger, der gør visse programmer umulige at have hos din virksomhed. Teknologierne af dette er bedst overladt til dem med en god forståelse af computernetværk hos din virksomhed.
Er der nogen gratis Small Business Accounting Software?
Den rigtige software til små virksomheder kan være en investering. Hvis du ikke er helt klar til at gøre en finansiel forpligtelse, kan du finde gratis software til små og mellemstore virksomheder gratis.
Små forretningsregnskabsprogrammer, der er gratis, giver kun dig meget grundlæggende regnskabsfunktioner, såsom betaling af regninger og faktureringskunder. Nogle små virksomheder regnskabsmæssige software, der er gratis begrænser andre funktioner, såsom antallet af tilladte brugere, antallet af bankkonti, der kan knyttes sammen og begrænset rapporteringsfunktionalitet.
Der er noget gratis regnskabssoftware på markedet, der har flere kompressive egenskaber, men kan mangle på andre områder. For eksempel kan softwaren tillade dig at oprette de nødvendige årsregnskaber, men ikke give den nødvendige kundesupport. Hvis du ikke er meget teknologisk kyndig, kan manglende kundesupport gøre den gratis software ikke din tid værd.
Hvis du er på udkig efter noget meget grundlæggende, der får dig i rytmen ved at bruge regnskabssoftware, kan små virksomheders regnskabsmæssige software, der er gratis, være et godt indgangsniveau regnskabsprogram for dig. Mange giver dig mulighed for at opgradere til mere betalte funktioner, da du bliver mere komfortabel ved hjælp af softwaren. Bare vær opmærksom på at du ikke vil få adgang til mange af disse funktioner, hvis du bare bruger den gratis version af softwaren.
Hvis du vælger den gratis rute, skal du sørge for at vælge et produkt, der har nogle navnegenkendelse. Læs anmeldelser fra andre brugere og få anbefalinger, når det er muligt. Da du indtaster følsomme og vigtige virksomhedsoplysninger, vil du ikke bruge bare en lille virksomhed til at regne software download, finder du online.
Har jeg brug for en revisor også?
Du kan undre dig, om du stadig har brug for en revisor, hvis du holder øje med alle dine finanser elektronisk. Svaret er generelt ja. Det er en god idé at have en certificeret professionel revisor gennemgå dine oplysninger for at sikre, at alt sporer korrekt, og at du ikke har overset noget, der vil være afgørende, kommer skat tid. En revisor vil også holde dig opdateret om de seneste skatteregler og krav, så du sørger for, at du altid overholder.
Et af de funktioner, der findes i de fleste små virksomheder regnskabsmæssige software er evnen til at give din revisor adgang til softwaren. Du kan typisk invitere din revisor til din konto, så de kan se alle de oplysninger, de har brug for for at holde din økonomi på rette spor. Din revisor har begrænset funktionalitet, så de ikke kan foretage ændringer uden din tilladelse.
Hvis du allerede har en revisor, kan du måske spørge, hvad hun anbefaler for små virksomheder regnskabsmæssige software. På grund af hendes viden om din virksomhed kan hun have nogle specifikke anbefalinger til, hvad der ville fungere bedst for dig. Hun kan også have nogle præferencer for, hvad software integrerer bedst med det, hun bruger på hendes ende.
At finde den rigtige små forretningsmæssige regnskabs software til din virksomhed vil bedre sætte dig op for økonomisk succes i det lange løb. Sørg for at gøre det rette grundlag og forskning for at vælge et produkt, der passer til dit oplevelsesniveau, firma og industri. Det er en investering i din virksomheds fremtid, at du vil sikre dig, at du gør det rigtige første gang.
