En anmodning om forslag er et dokument oprettet og distribueret til potentielle entreprenører, der giver dem mulighed for at byde på et bestemt projekt. En RFP giver entreprenørerne en beskrivelse af projektet og hvad organisationen leder efter. Entreprenører vælger derefter, hvis de ønsker at skrive et forslag til RFP eller ej. De skal afgøre, om de er i stand til at gennemføre projektet, og om det vil være umagen værd for virksomheden.
Undersøg RFP. Dette dokument skal indeholde instruktioner samt en detaljeret forklaring af projektet. Efter at have besluttet at byde på projektet, følg alle skriftlige instruktioner, der er inkluderet i RFP.
Lav et coverark. De fleste RFP'er anmoder om, at en budgivende entreprenør opretter et omslag for sit forslag. Skriv på navnet på firmaet, der præsenterer RFP, dit firmanavn og en kort beskrivelse af det angivne projekt på omslaget. Disse oplysninger findes generelt i RFP's administrative sektion. I dette afsnit er der også andre detaljer, som f.eks. Deadline datoer og hvor de skal indsende forslagene.
Giv et overblik over din virksomhed. Angiv fakta om din virksomhed, herunder hvor lang tid det har været i erhvervslivet, hvilken type arbejde den specialiserer sig i og enhver væsentlig information, der sætter virksomheden adskilt fra andre.
Angiv projektoversigten. Forslag er generelt skrevet for at give et svar på et problem. I denne type forslag er problemet det projekt, der skal gøres. Løsningen er, at din virksomhed kan udføre arbejdet og fuldføre hele projektet på den bedst mulige måde.
Skriv en redegørelse for arbejdet. Denne del af forslaget indeholder alle de tekniske krav i projektet, herunder præstationsspecifikationer, forberedelsesopgaver og krav til kvalitetskontrol. Denne erklæring hjælper det firma, der udstedte RFP, vælge en entreprenør. Dette afsnit kræver en stor del forskning for at kunne liste og beskrive hvert teknisk problem af projektet grundigt. Det giver også en detaljeret beskrivelse af, hvordan du planlægger at gennemføre og fuldføre hele projektet.
Skriv dine referencer. Tilbyder navne på andre virksomheder, du har lavet lignende arbejde med. Skriv i firmanavne, kontaktnavne og telefonnumre.
Inkluder en prisplanlægning. Tilbyde en detaljeret omkostningsbeskrivelse ved at angive alle omkostninger, herunder materialer og arbejdskraft. Sørg for at inkludere alle omkostninger, du vil pådrage sig, og angiv alle oplysninger, så du let kan forstå, hvordan du prissatte jobbet og hvad de samlede omkostninger ved projektet er.
Beskriv dine licensoplysninger. Medtag licensnumre, der viser, at du er forsikret, bundet og dækket for alle aspekter af det projekt, du vil gøre.
