Flowcharts er nyttige til at vise, hvordan trinene i en forretningsproces passer sammen. Når de bruges til at dokumentere regnskabscyklussen, tjener de ikke kun som en bekvem checkliste for at sikre, at dine medarbejdere gennemfører hvert trin i den fulde regnskabscyklus hver måned, men de hjælper dig også med at analysere og forbedre regnskabsarbejdsprocesser. Når du først har forstået, hvilke symboler der skal bruges hvor og hvilke oplysninger hver enkelt har brug for, er det ikke vanskeligt at oprette et regnskabsprocesflowkort.
Forstå Flowchart Symbols
Flowchart-symboler viser de trin, beslutninger og opgaver, der er involveret i regnskabscyklussen. Selvom du kan bruge et hvilket som helst symbol til at skildre hver af disse, bruger mange mennesker standard symboler. For et procesflowoversigt omfatter disse ovaler, rektangler og parallelogrammer, som er flade former med modsatte sider parallelle og lige store. Også nyttige er pile, der signalerer den retning, hvori regnskabsprocessen strømmer. Som hjemmesiden Mind Tools forklarer, viser ovaler oftest starten eller slutningen af en proces, rektangler identificerer specifikke opgaver og deres instruktioner eller retninger og parallelogrammer klassificerer regnskabsudgange.
Opret flowdiagramstrukturen
Regnskabscyklussen er et sæt af 10 trin, der finder sted i samme rækkefølge hver regnskabsperiode. I den rækkefølge, hvor hvert trin opstår, består regnskabscyklussen af at identificere transaktioner, analysere transaktioner, lave journalposter, sende poster til storboksen, beregne en prøvebalance, foretage justeringer, beregne en justeret prøvebalance, udarbejde regnskaber, overføre saldi i midlertidige konti via afsluttende poster og beregning af en efterfølgende proeversaldo. Identificer hvert hovedtrin i en oval og brug retningspile for at oprette en lodret flowdiagramstruktur.
Tilføj opgaveoplysninger
Gennemfør en opgaveanalyse for at identificere individuelle opgaver i hvert trin i regnskabscyklussen. Jo mere detaljeret du giver, desto mere nyttigt bliver diagrammet. For eksempel, i stedet for at bruge et enkelt rektangel, der siger "record journal entries som debiteringer eller kreditter," liste hvert trin eller give anvisninger for at fuldføre denne opgave i sit eget rektangel. For trin, der producerer output, som f.eks. Udarbejdelse af årsregnskaber, skal du identificere output ved hjælp af parallelogrammer, placere disse til højre for det tilsvarende rektangel og forbinde dem med retningspile. Gentag dette trin, indtil rutediagrammet er færdigt.
Test og bekræft
Når flowchartet er færdigt, anbefaler Mind Tools, at du verificerer oplysningerne og test det for nøjagtighed. En måde at opnå dette på er at anmode regnskabsmedarbejdere om at gennemgå diagrammet og afprøve det ved at følge trinene nøjagtigt som de præsenteres. Dette er også en god tid til at analysere regnskabscyklussen for at forbedre effektiviteten og den interne kontrol. Identificer både unødvendige og overflødige trin samt trin, du skal medtage. Se om, hvorvidt regnskabsprocedurer giver tilstrækkelig intern kontrol, f.eks. Informationssikkerhed og adskillelse af arbejdsopgaver.
