At lave en dokumentansvarlig kræver normalt et notærstempel. Uanset om du underskriver ejendoms- og lånedokumenter eller behøver at bevise, at signaturen er autentisk, ansætter en notar er en måde at gøre det på. Hver stat har sine egne regler for notariserede dokumenter. I Californien overvåger statssekretæren licensering af notarer og krav til dokumenterne.
Notarius publicus rolle, der generelt betegnes som notar, er at sikre, at den person, der underskriver et dokument, er som han hævder at være, er i sit rigtige sind, forstår indholdet af dokumentet, og at der ikke er et uforholdsmæssigt stort pres at underskrive det. For at blive notar i Californien skal du bo i staten, være mindst 18 år gammel, gennemføre et kursus og afprøve af statssekretæren og bestå en baggrundsscreening.
Forsegle
En del af notarens certificeringsproces er at forsegle en segl på dokumentet, der er notariseret. California regler kræver, at denne segl holdes under lås og nøgle, og notaren skal tage skridt til at sikre det mod tyveri eller misbrug. Tætningen er et gummistempel; dog er der undertiden brugt en embosser. Den skal være læselig og mørk nok til at dukke op i en fotokopi af dokumentet. Disse frimærker er specialfremstillet således, at dit navn og notarens identifikationsnummer, udløbsdatoen for din kommission og det californiske amt, hvor du tog din ed, vises på den.
Identitet
Underskriverens identitet er et af de ting, som notaren bekræfter, når han bekræfter et dokument. I Californien skal denne underskrift forekomme personligt før dig, da online notarisering af dokumenter ikke er lovlig i staten. Korrekt identifikation skal præsenteres for dig, før du kan notarisere et dokument. Eksempler på gyldig identifikation omfatter et kørekort fra California Department of Motor Vehicles (eller udstedt af en anden stat, Canada eller Mexico), pas eller et ID-kort fra en hvilken som helst stat. I Californien kan vidner erstatte underskriverens ID. Dog skal de præsentere deres identifikation til dig, i stedet for underskriveren. Nogle former for id, der ikke er acceptable for notarisering af et dokument i Californien, er et socialt sikkerhedskort, fødselsattest eller kreditkort.
Tidsskrift
En californisk notar er forpligtet til at føre en journal over alle notarized dokumenter i rækkefølge af, hvornår de blev certificeret. Ligesom kravene til forseglingen skal journalen holdes sikker hele tiden. Tidsskriftet indeholder dato og klokkeslæt, typen af dokument notarized og ID anvendt, gebyret og signaturen for hver person, der kræver notarens stempel. Hvis dokumentet notarized er relateret til en fast ejendomstransaktion eller fuldmagt, skal hver person, hvis underskrift var notariseret, give et tryk på deres højre tommelfinger i journalen. Tidsskriftet er din ejendom og må ikke deles med nogen, herunder en anden notar eller din arbejdsgiver, selv ved opsigelsen.
