Hvert firma bør have et gennemtænkt budget, der tager hensyn til virksomhedens mål, medarbejdernes motivation og de økonomiske begrænsninger i virksomheden. Derudover skal virksomheden overveje både virksomhedens tidligere økonomiske og forretningsmæssige aktiviteter samt de mål, som selskabet har for fremtiden.
Indstilling af mål
Før udregning af selskabets budget skal budgetudvalget eller andre vigtige beslutningstagere fastsætte mål for virksomhedens fremtid. Mål kan f.eks. Indeholde omkostningsbesparelser, som ville kræve en meget anden form for budgettering end mål for udvidelse af et firma til en anden placering.
Bestemmelse af tilgængelige ressourcer
En virksomheds mål bør have indflydelse på budgetprocessen, men det bør bestemt ikke diktere det helt. En virksomhed skal også analysere tilgængelige ressourcer og afgøre, hvad den har til rådighed for at nå sine mål. Faktisk kan de disponible ressourcer i høj grad diktere virksomhedens mål. Tilgængelige ressourcer er ikke begrænset til de penge, som selskabet har til rådighed, men kan også omfatte potentielle lån eller yderligere udenlandske investeringer. Derudover skal et selskab overveje sit salgsprognoser for det kommende år.
Projicering af fremtidige behov
Et budget er fremadrettet og kræver et vist beløb. Det er naturligvis umuligt at forudsige med perfekt nøjagtighed, hvad din organisations fremtidige budgetbehov vil være. Der er dog nogle vigtige datakilder, du kan se på for at nå et skøn. Disse kilder omfatter tidligere selskabsdata, eventuelle tilgængelige data om konkurrenter og en analyse af nuværende og udviklende økonomiske og regulerende tendenser, som kan gøre det kommende år anderledes på nogen måde end tidligere år.
Match fremtidige behov for tilgængelige ressourcer
Oftere ikke, dine tilgængelige ressourcer passer ikke perfekt til dine forventede fremtidige behov. Det er i denne fase af budgetcyklussen, at du måske skal gøre nogle kompromis og forhandlinger blandt dine afdelinger for at afgøre, hvordan du bedst kan tildele din virksomheds knappe ressourcer. Du skal holde forretningens prioriteter og strategiske behov i tankerne, når du går igennem denne proces.
Indhentning af endelig godkendelse
Når du har fået et komplet budget udarbejdet, er det næste skridt at erhverve godkendelse fra budgetteringsudvalget eller uanset hvilken enhed der er beføjet til at træffe den endelige ja eller nej beslutning om dit budget. Jo strengere du har arbejdet for at imødekomme behovene hos alle de vigtigste interessenter i de foregående trin, jo glattere skal denne proces være.
Distribuere de godkendte fonde
Når budgettet er færdiggjort og godkendt, er budgettets sidste trin at fordele de tildelte midler til de forskellige afdelinger og forretningssegmenter. Det er typisk en Chief Financial Officer eller virksomhedskontrollør.
Overvågning og evaluering
Når budgettet er færdiggjort og midlerne fordelt, er budgetprocessen ikke overstået. Du bør stadig aktivt følge succesen med det budget, du har oprettet og implementeret. Se efter områder, hvor der mangler ressourcer, eller hvor affald ser ud til at eksistere og holde disse områder i tankerne for fremtidige budgetcykler.
