Ingen kan lide at give dårlige nyheder, især til medarbejdere. Men når virksomheden er nede, er det ofte nødvendigt at lægge folk eller reducere timer. Disse meddelelser er særligt vanskelige at skrive i et brev, fordi det kan synes, at uanset hvordan du anfører fakta, modtagerne vil blive vred og forstyrret. Heldigvis kan du med en vis planlægning skrive et brev, der lader medarbejderne være nemmere og hjælper dem med at forstå den vanskelige karakter af din beslutning om at reducere deres timer.
Indtast datoen. Spring et mellemrum over. Hvis du personaliserer et brev til hver enkelt medarbejder, skal du bruge mailfusion funktionen i dit tekstbehandlingsprogram for at tilføje navnene og adresserne. Alternativt kan du udelade den indvendige adresse helt og skrive et generisk brev, hvis du simpelthen har for mange medarbejdere til at lave personlige kopier.
Åbn brevet ved at skrive "Kære (Indsæt medarbejdernavn)" efterfulgt af et kolon. Hvis du skriver et almindeligt brev, skal du skrive "Kære værdiansat medarbejder" efterfulgt af et kolon.
Start brevet ved at give baggrund. Forklar, at selskabet mister penge og hvad du har forsøgt at gøre for at modvirke faldet. Skriv i klart sprog, men i tilstrækkelig detaljer, så medarbejderne forstår, at virksomheden går igennem hårde tider. Lad være med at nævne de reducerede timer i første afsnit, fordi medarbejderne så sandsynligvis bare vil stoppe med at læse, og du vil miste muligheden for at forklare situationen eller forsøge at bevare deres goodwill.
Forklar reduktionen i timer i andet afsnit. Vær specifik. Hvor mange timer kan arbejderne forvente at miste hver uge? Hvornår vil de vende tilbage til deres normale tidsplan, hvis det er relevant? Medarbejderne vil have mange spørgsmål og adressere dem nu vil forhindre forvirring og telefonopkald til kontoret.
Fremhæv de gode nyheder, hvis nogen. For eksempel, hvis du reducerer timer for at undgå at lægge nogen væk, angiv det. Hvis du har en strategi, som du mener, vil få din virksomhed tilbage i sorten snart, lad medarbejderne fornemme din optimisme. Selvom den gode nyhed er forholdsvis lille, vil den hjælpe medarbejderen til at føle, at du har deres allerhøjeste interesser.
Giv aktionsoplysninger i sidste afsnit. Hvis medarbejderne skal gøre noget som f.eks. Udfylde ekstra papirarbejde, så lad dem vide. Tak dem for at have med dig i denne vanskelige proces.
