Den person, der hilser klienter, når de går ind på et kontor, præsenterer et billede af virksomheden. En uorganiseret, ligeglad receptionist præsenterer virksomheden som uprofessionelt og ubevidst. I mellemtiden bliver det varmt velkommen af en opmærksom medarbejder, at en kunde føler sig værdsat og kan føre hende til at dyrke et længere forhold til virksomheden. Husk også, at i visse typer kontorer som en læge eller terapeut kontor og før vigtige møder som interviews kan besøgende føle sig nervøse. En venlig hilsen kan hjælpe med at sætte dem i ro.
Placer dit skrivebord for at møde indgangen, så du kan se kunder, når de kommer ind. Sørg for, at kontoret ser godt ud i starten af hver dag og holder det organiseret hele dagen lang. Lever pakkerne omgående eller læg dem ude af syne. Holde papirer korrekt arkiveret og din udnævnelsesbog tilgængelig. Få de relevante computerprogrammer til at køre, så du let kan se op på klientens oplysninger.
Smil og velkommen klienten, formidle ægte varme og begejstring. Brug en hilsen, der signalerer, at du har ventet ham, hvis det er tilfældet - men kun hvis du ved, at dette er klienten, du har ventet. Hvis du forventer en klient hos dit advokatfirma kl. 9, og en mand klædt på et forretningsforbindelse går ind, kan du smile og sige "Hej, er du John? Det er meget rart at møde dig." Angiv aldrig kundens fulde navn - behandle disse oplysninger som fortrolige. Brug en mere generel hilsen, hvis du ikke kender klienten, f.eks. "Godmorgen, velkommen til XYZ Firm. Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag?"
Giv hjælp til klienten ved at arrangere en aftale og give hende papirarbejdet, hun skal udfylde eller lade hende vide, at du vil fortælle den passende person, at hun er ankommet. Lad kunden vide, hvor længe hun måske skal vente. Spørg hende om hun har spørgsmål og besvare dem efter bedste evne. Hvis du skal kontrollere svaret, forsikre hende om, at du vil.
Opmuntre kunden til at slappe af mens han venter. Tilbyd klientens forfriskninger såsom vand, kaffe eller te, hvis det er tilgængeligt. Hvis kunden afviser tilbuddet, skal du fortælle ham om at lade dig vide, om han ændrer sig. Fortsæt smilende og gør øjenkontakt, når du taler til kunden, formidle varme og entusiasme.
Politisk bede kunden om at vente et øjeblik, hvis du skal svare på telefonen. Svar telefonen med en hilsen som: "Godmorgen, dette er Terri fra XYZ Firm. Kan du holde i et øjeblik?" Tak til den, der ringer op for at holde og forsikre hende, at du vil være rigtig hos hende. Derefter deltage i klienten på kontoret.
Følg dit kontors protokol for at introducere klienter til medarbejdere. Tilkald medarbejderen så snart klienten er ankommet, hvis du ved, at medarbejderen ikke møder med en anden besøgende. Ellers indkald den relevante medarbejder via telefon, når kundens aftale er planlagt til at begynde.
Escort klienten til medarbejderens kontor, hvis dette er den accepterede procedure på dit kontor, og medarbejderen har angivet, at hun ønsker at starte mødet. Alternativt, indkald personalet til venterområdet for at møde kunden. Introducer klienten og medarbejderen, hvis de endnu ikke har mødt, ved hjælp af efternavne eller fornavne afhængigt af, hvilken virksomhed dit foretrækker.
