Tolkning af forretningspolitikker indebærer typisk at forklare virksomhedsprocedurer, der ofte skrives i bureaukratisk sprog, til kunder, der allerede er irriteret og ked af det. Ved at anerkende deres frustration og bruge almindeligt og almindeligt sprog til at beskrive, hvad der kræves fra kunden til at fortsætte, kan kundeservicerepræsentanter diffunde en spændt situation, maksimere muligheden for at gennemføre en vellykket transaktion og give vejledninger til andre oplysninger, såsom brochurer, website links og andre telefonnumre til hjælp og support.
Sikkerhedskopier forretningspolitikken ved at beskrive, hvordan det hjælper med at strømline forretningstransaktioner, der rent faktisk hjælper kunderne i det lange løb. Giv oplysninger om, hvorfor ændringer i tidligere politikker gør den nuværende politik mere fordelagtig med hensyn til langsigtede gevinster. Citer alle love, undersøgelser, tilbagemeldinger fra kunder eller traditionel forretningspraksis, der styrker implementeringen af forretningspraksis.
Involver kunder i fortolkningen af enhver forretningspolitik. Bed om ærlig feedback om, hvordan reglerne påvirker deres forretning. For eksempel optage input med online undersøgelser ved hjælp af gratis software applikationer som Qualtrics, Zoomerang eller SurveyMonkey. Udgiv dine resultater, så kunderne kan se, at du har taget deres feedback seriøst og har til hensigt at handle på deres forslag. For eksempel kan reduktion af kundetidstimerne påvirke en kundes forretning negativt, men reducere de samlede omkostninger, så fordelene ved sådanne politikker skal gøres tydelige, eller der opstår utilfredshed.
Forklar alternativer. Hvis den nuværende fortolkning af forretningspolitikken for din organisation gør det umuligt for en kunde at gøre forretninger med dig, skal du undersøge mulighederne, især hvis kundekontoen præsenterer lukrative muligheder eller viser betydelig loyalitet. Undgå at skade din virksomheds omdømme ved at tage en fast holdning uden at overveje andre muligheder. For eksempel foreslå andre muligheder for håndtering af kundeforespørgsler, som f.eks. Socialmedieteknologi, herunder wikier, blogs og fora. Uddanne kunderne om uddannelsesmuligheder og ressourcer, der er tilgængelige på selskabets hjemmeside, for at udskyde og opveje utilfredshed med forretningspolitikker.
Efterlad streng fortolkning for implementering, hvis kunden modstår. Foreslå en implementeringsdato, der gør det muligt for kunden at tilpasse sig din nye politik og håndhævelse af en nuværende politik. Sørg for at sikre, at der findes tilstrækkelig dokumentation og online support, før du eliminerer telefonstøtte til produkter og tjenester. Sikring af kundetilfredshed indebærer validering af, at nye supportmekanismer opfylder behovene hos eksisterende kunder og fremtidige kunder. Udby seminarer, træning, workshops og andre former for støtte til fortolkning af virksomhedens forretningspolitik, inden du opsiger en service, der påvirker kundens forretning.
