En virksomhedsejer åbner et firma, ansætter medarbejdere, sælger produkter til kunder og betaler regningerne. Men gør det noget overskud? Vil bankkontoen have nok penge til at betale alle regninger? Er der nok råvarer på lager til at imødekomme efterspørgslen efter produkterne? Ejeren ved ikke, fordi han ikke har nogen form for rapporteringssystem, der fortæller ham, hvad der sker i hans forretning. Her bliver et ledelsesinformationssystem afgørende.
Tips
-
Et ledelsesinformationssystem giver dataene til identifikation af ikke-udførte områder og fører til bedre forretningsproduktivitet og effektivitet, bedre beslutningstagning, bedre kommunikation og bedre data og bedre kendskab til kundernes behov.
Hvad er et Management Information System?
Bogførere udarbejder registre for skatter, långivere og aktionærer. Men denne type information er ikke særlig nyttig til forvaltning.
Et ledelsesinformationssystem giver de oplysninger, som ledere har brug for at få en følelse af, hvordan deres virksomhed udfører. Disse systemer samler data om forskellige områder af et firma, såsom:
- Menneskelige ressourcer
- Salg og markedsføring
- Inventar kontrol
- overskud
- Udgifter
- Gæld
- Dokumentstrømme
- Skatter
- Kontante saldi
- Tilgodehavender
- Leverandørbetalinger
Hvilken type data giver en MIS?
MIS går ud over standardrapporteringen udarbejdet af revisorer. Ejere skal have mere specifikke oplysninger som fx følgende eksempler:
- Hvor mange fordringer er forfaldne?
- Hvad er bruttoavance på virksomhedens blå widgets?
- Hvor mange dage gik tabt på grund af medarbejdersygdomme?
- Hvor mange penge er der på virksomhedens bankkonto?
- Hvad er antallet af ordrer, der venter på forsendelse?
- Hvor meget var salget i sidste uge eller sidste måned?
Dette er den slags information, som ledere ønsker at drive deres virksomheder. De har brug for oplysninger, der identificerer eventuelle problemområder, der kræver opmærksomhed. Problemområder er dem, hvor den faktiske præstation er afvigende fra det forventede niveau og har brug for korrigerende handlinger for at få dem tilbage på banen.
MIS rapporter er arrangeret, så ledere nemt kan evaluere forskellige aspekter af virksomhedens præstationer. Ledere angiver de målinger, de gerne vil se regelmæssigt. Det er som at se på instrumenter og måleinstrumenter på bilens dashboard, men disse MIS-målere er anbragt på forsiden af skrivebordet.
Hvad er fordelene ved en MIS?
Ikke at have en effektiv, funktionel MIS forlader ledere gætter i mørket. Medarbejdere har travlt med at gå igennem deres hverdage uden retning eller formål. Et ledelsesinformationssystem giver dataene til identifikation af ikke-udførte områder og medfører følgende fordele:
Hjælper med at opnå et højere effektivitetsniveau: Ledere har de oplysninger, der er nødvendige for at identificere virksomhedens styrker og svagheder.
Forbedrer kvaliteten af beslutninger: Bedre tilgængelighed af information reducerer usikkerheden og gør det muligt for ledere at træffe mere rationelle beslutninger baseret på pålidelige data.
Fremmer bedre kommunikation mellem afdelinger på en arbejdsplads: Når chefer, afdelingsleder og medarbejdere deler de samme oplysninger, er der bedre kommunikation mellem dem for at identificere problemområder og finde gensidigt acceptable løsninger.
Giver en platform til at udforske forskellige scenarier for forskellige alternativer og økonomiske miljøer: Ledelsen er i stand til at udforske forskellige alternativer for at se de mulige resultater før beslutninger og forpligtelser.
Forbedrer medarbejdernes produktivitet: Medarbejderne er mere produktive, fordi de ikke behøver at bruge tid på at samle de data, som ledelsen ønsker. En veludformet MIS samler alle data uden yderligere input fra medarbejderne.
Styrker virksomhedens konkurrencefordel: At drive en mere effektiv forretning ved at reducere og eliminere svagheder og ikke-udførte områder øger virksomhedens konkurrencefordel over sine rivaler.
Viser flere data om kunder: Med flere data om kundernes behov er ledelsen bedre i stand til at forbedre kundeservice og designe mere effektive marketing- og reklamekampagner.
Et ledelsesinformationssystem er vigtigt for enhver lille virksomhedsejer, der er seriøs om at forbedre virksomhedens ydeevne. Uden en god MIS forvalter ledere ved forsøg og fejl i stedet for at foretage intelligente beslutninger baseret på en omhyggelig analyse af data.
