Mange virksomheder bruger regnskabssoftware til at automatisere rutinemæssige regnskabsopgaver, etablere kontroller og oprette finansielle rapporter. Med flere regnskabsmæssige softwarepakker på markedet er der normalt en, der kan matche de fleste af en virksomheds behov, uanset om det er et stort firma eller en eneboliger. Mens regnskabssoftware kan være en tidsbesparende og medvirke til at bevare data, er der nogle ulemper ved at bruge regnskabssoftware.
Tab af data eller service
Når en virksomhed er afhængig af regnskabssoftware, kan ethvert tab af tjeneste på grund af strøm eller computerfejl forårsage en arbejdsforstyrrelse. Arbejdsforstyrrelser kan forhindre indtastning af nye oplysninger samt forhindre adgang til lagrede oplysninger. Hvis information ikke er korrekt sikkerhedskopieret, kan en computerfejl resultere i tabte økonomiske data.
Forkerte oplysninger
Oplysningerne i et regnskabssystem er kun gyldige som oplysningerne i systemet. Da de fleste regnskabssystemer kræver en manuel indtastning af data, kan de økonomiske resultater være forkerte, medmindre alle inputdata er gennemgået. Hvis der er en tendens til kun at gennemgå de endelige rapporter eller output fra et regnskabssystem, kan det være svært at finde fejloplysninger.
System konfiguration
Hver virksomhed har unikke aspekter, der kan forårsage vanskeligheder, når den forsøger at skræddersy en generisk softwarepakke til sine behov. Mens tilpasning er tilgængelig for mange programmer, kan det forårsage nedetid og potentielle unøjagtigheder, hvis det ikke gøres korrekt. Også, som en virksomhed vokser, kan der være behov for at ændre regnskabsmæssige softwarepakker; Dette kan forårsage en stor forstyrrelse, da information skal migreres og ny uddannelse er nødvendig for personale.
Koste
En ulempe ved regnskabsmæssig software er den involverede omkostning. Udover det oprindelige udlæg til at købe softwaren er der omkostninger til vedligeholdelse, tilpasning, træning og computerhardware. Mens tidsbesparelser kan retfærdiggøre omkostningerne, kan det for nogle virksomheder tage flere år, før en investering i software til software betaler sig selv.
Svig
Oplysninger, der er gemt elektronisk, kan manipuleres og fås, hvis der ikke findes ordentlige kontroller og sikkerhedsforanstaltninger. Streng kontrol er nødvendig for at sikre, at kun autoriseret personale bruger regnskabssoftware og har adgang til rapporter. Da finansielle data kan være følsomme og fortrolige, skaber brugen af regnskabssoftware potentialet for bedrageri.
