Da virksomheder først begyndte at bruge computere i stort antal, pundits hedder det "papirløse samfunds" fremkomst. Computerrevolutionen har stadig en måde at gå for at levere på det særlige løfte. Ikke desto mindre fortsætter traditionelt papirbaserede processer - både forretningsmæssige og personlige - migrere til mere computeriserede former og af nogle meget gode grunde.
Dokumenter
Computeren har skabt stor lethed og fleksibilitet til oprettelse og redigering af dokumenter. I modsætning til en skrivemaskine tilbyder computeriserede tekstbehandlingsprogrammer et næsten ubegrænset valg af stilarter, skrifttyper og formater til dokumenter. Typefeil kan nemt korrigeres på skærmen uden behov for korrektionsvæske eller korrektionsbånd. Hele tekstblok kan nemt kopieres fra et dokument til et andet uden behov for genoptagelse. Billeder og anden grafik kan medtages i dokumentet med meget lidt indsats.
Deling
Deling af dokumenter med et edb-system er simpelt. Der er ikke behov for at lave fysiske kopier af dokumentet og derefter sende eller faxe dem til modtagerne. Et dokument på filen i et edb-system kan deles med andre, der har adgang til det pågældende system ved blot at få dem til at vise dokumentet på deres egen computerskærm. Dokumenter kan deles uden for virksomheden ved blot at vedhæfte dokumentet til en e-mail, der sendes til modtageren.
Arkivering
Formålet med arkivering er ikke kun at gemme dokumenter, men også gøre dem let tilgængelige. Computeren udmærker sig på en sådan måde, at det enkle arkivskab aldrig kunne. Dokumenter, der arkiveres i et edb-system, indekseres automatisk af computerens filkontrolsystem. Disse indekser opdateres automatisk og vedligeholdes af systemet, uanset hvor ofte dokumentet kan flyttes eller redigeres. Dokumenter kan endda placeres ved at have computeren søgte et stort antal dokumenter til bestemte ord eller sætninger. Derudover kan edb-arkiveringssystemer gemme et stort antal dokumenter i en lille del af det rum, der kræves af fysiske arkivskabe.
Funktionalitet
Langt fra at være simpelthen en elektronisk repræsentation af et statisk papirdokument, kan et elektronisk dokument blive en virkelig interaktiv enhed. En elektronisk version af en udfyldningsformular kan f.eks. Tillade indlæsning af data direkte i dokumentet med realtids fejlkontrol og verifikation. Beregninger og funktionalitet kan bygges direkte i dokumentet. Eksempelvis kan en eksisterende kunde noteres på et elektronisk dokument ved at bruge dokumentet til at bruge computerens kundedatabasefil for at give brugeren mulighed for blot at vælge kundens navn fra en liste over alle kunder i filen. Logikken, der er indbygget i dokumentet, overfører automatisk kundens oplysninger til dokumentet, herunder adresser, kunderegnskabstal eller andre ønskede data.
Sikkerhed
Den fysiske sikkerhed for en virksomheds filer er af største vigtighed. Filerne skal sikres mod fysisk skade eller ødelæggelse. Adgangen til filer fra uautoriseret personale skal også forhindres. Et edb-filsystem simplificerer disse opgaver. Kopier af edb-filer kan nemt oprettes og opbevares på forskellige steder, både i flere computerplatforme inden for netværket eller på flytbare datamedier til fysisk lagring uden for stedet. Filer i computersystemet kan også krypteres for at gøre dem ulæselige af dem uden tilladelse til at se filerne.
