Ingen kan lide skatte tid. Lad os være rigtige: Indsendelse af dine skatter er altid slags stressende - selvom du ansætter en revisor for at gøre det for dig. For at lette din skatteangst er det vigtigt at udfylde det korrekte papirarbejde og sende det til det rigtige tidspunkt for at undgå straffe. Det er her, W-2 og W-3 formularerne kommer ind. IRS har en række "W" -former, men W-2 og W-3 er tæt knyttet til arbejdsgiveren. Den ene er altid nødvendig, mens den anden måske ikke er.
W-2 og W-3 formularer er helt ens. Hovedforskellen ligger i deres modtager. Kopier af en W-2-formular går fra arbejdsgiver til medarbejder. Kopier af en formular W-3 går fra en arbejdsgiver til Social Security Administration (sammen med yderligere kopier af W-2'er). Så hvordan filer du og hvad er forskellen?
Tips
-
Arbejdsgivere bruger W-3'er til at indberette indtjening til Social Security Administration, hvis de ikke arkiverer W-2s elektronisk.
Hvad er en W-2 formular?
Enhver, der nogensinde har været en medarbejder i en virksomhed, har modtaget en W-2-formular. Dette er som en søster til MISC-1099, som tjener kontraktansatte. Inden arbejdet påbegyndes i et nyt firma, udfylder medarbejderne en W-4, som beskriver alle deres skattefordel. Denne formular bruges derefter af en arbejdsgiver til at oprette en W-2. Ved årets udgang sendes en W-2 ud til alle medarbejdere, som lader dem kende deres samlede indtjening for året og skat tilbageholdt fra deres lønsedler. De kan bruge dette til at få en refusion på deres momsret. Afhængigt af medarbejderens tilbageholdelsesstatus kan de muligvis betale IRS ved årets udgang. Dette er typisk mere almindeligt hos 1099 arbejdere, der ikke har skat tilbageholdt på forhånd.
W-2 formularer er et krav for hver arbejdsgiver med medarbejdere. IRS hævder, at arbejdsgiverne skal indberette hver medarbejders løn, så længe de:
- Havde indkomstskat, social sikring eller Medicare skat tilbageholdt.
- Havde indkomstskat, der ville have været tilbageholdt, så længe de kun hævder en tilbageholdelsesgodtgørelse eller ikke påberåber sig fritagelse for deres W-4.
Hvad er en W-3 formular?
Offentlige fordele er en frelsende nåde for dem, der falder under fattigdomsgrænsen. I slutningen af dagen betaler vi alle ind i dem, og vi har alle ret til at indsamle dem under visse omstændigheder. For eksempel kan de over 65 år indsamle social sikring, så længe de har betalt nok ind i systemet. Dem under fattigdomsgrænsen kvalificerer sig til Medicare. Social Security Administration skal vide præcis, hvor mange arbejdsgivere betaler ind i systemet, og det er her et W-3 kommer ind.
Hvis du er en medarbejder, har du sandsynligvis aldrig behandlet en W-3-formular. Dette bruges strengt af arbejdsgivere. I slutningen af året bruger arbejdsgivere en W-3 til at rapportere indtjeningen, Medicare lønninger og Social Security lønninger af alle deres medarbejdere. Dette dokument sendes til Social Security Administration senest i februar. Fangsten er, at den også skal indeholde W-2 skatteformularer for hver medarbejder. Hvis du har 10 medarbejdere, skal du sende 10 W-2 formularer. Summen af alle de W-2-formularer, der er tilføjet, skal svare til det, du rapporterer på din formular W-3.
Sende en W-2 og W-3
Arbejdsgiverne ved, at W-2-formularerne kommer med mange kopier - seks for at være præcise. Så, hvilken er den rigtige til at sende sammen med din W-3? Kopi A bliver sendt til Social Security Administration, hvilket betyder, at dette er, hvad du vil vedhæfte til din W-3. Kopier B og C gå direkte til dine medarbejdere. De sender den første til IRS og holder fast på sidstnævnte for deres personlige optegnelser, hvis de nogensinde skal revideres. Kopi D bliver arkiveret væk i dine optegnelser, bare hvis du nogensinde er revideret.
De sidste to kopier: Kopi 1 og Kopi 2 er til statslige eller lokale indkomstopgørelser. Disse går til din medarbejder sammen med Copy B og C. Medarbejdere får to kopier af Copy 2, fordi nogle måske skal arkiveres i forskellige stater.
Få W-2 og W-3 kopier
Det er ret nemt at få kopier af W-2 og W-3 formularer. Du kan allerede købe trykte formularer hos kontorforretningsbutikker eller oprette dem i Social Security Administration's "Business Services Online" sektion. Du kan også udskrive dem fra IRS hjemmesiden - bare husk, at disse formularer skal scannes. Stick med regeringens hjemmesider for at få de officielle blanketter. Hvis det ikke kan læses af en maskine, vil du blive udsat for bøder.
Hvornår skal jeg sende dem?
IRS'en begynder at behandle selvangivelser i slutningen af januar, men jo hurtigere du fil, jo hurtigere har du tendens til at få en retur. Der er visse regler om, hvornår en arbejdsgiver skal indsende en W-2 og W-3 til de rigtige parter.
Både W-2 og W-3 skal sendes til de rigtige parter senest den 31. januar. Hvis du ikke sender ind i tide, vil du pådrage dig nogle bøder, som IRS beregner ud fra, hvor sent din ansøgning er. Der er en $ 50 straf pr. W-2 formular sendt inden for 30 dage fra forfaldsdagen (som tilføjes, hvis du har mange medarbejdere). Den maksimale straf er $ 536.000 i dette vindue. Hvis du er 31 eller flere dage for sent, stiger straffen til $ 60 pr. Retur med et maksimum på $ 1.609.000. Hvis du sender dit retur efter 1. august, hæves straffen til $ 260 pr. Retur med et maksimum på $ 3.218.500. Ting bliver endnu værre, hvis IRS mener, at du bevidst har tilbageholdt W-2 og W-3-formularer. I så fald er bøden $ 530 pr. Retur, og der er ikke noget maksimum.
Små virksomhedsejere får en pause på straffe. De er begrænset til en lavere sats, men stadig varierer mellem $ 50 og $ 530 pr. Retur. Du kan også medføre sanktioner for arkivering af formularer, der ikke er maskinlæsbare eller har forkerte oplysninger.
Udvidelser er ikke altid garanteret
Tidligere kunne næsten alle få en udvidelse til indsendelse af sen W-2 og W-3 formularer. I de senere år er det ikke tilfældet. IRS har vendt reguleringen på hovedet. I dag skal du udfylde en udvidelsesansøgning, men det er ikke garanteret. Du skal have en legitim begrundelse bag din udvidelsesanmodning.
Hvis du ønsker at fil for en udvidelse, skal du udfylde IRS Form 8809 inden 31. januar. Udvidelsen giver dig kun 30 dage.
Arkivering af en W-2 og W-3
Virksomheder sender typisk kun MISC-1099-formularer, hvis de betaler en entreprenør mere end $ 600 for deres arbejde. Dette er ikke tilfældet for en W-2, som ikke har nogen minimumskrav til arkivering. Hver arbejdsgiver skal indgive en W-2 til en medarbejder, selvom de ikke har fået tilstrækkelig løn til at kræve, at de indsender en selvangivelse.
På bagsiden skal arbejdsgivere ikke altid udfylde en W-3-formular. Dette er kun for folk, der indsender via post. Hvis du elektronisk sender medarbejderens W-2-formularer til Social Security Administration og IRS, behøver du ikke sende en W-3. Online arkivering er et krav til alle med mere end 250 ansatte.
