Webster's ordbog definerer et brev som en skriftlig eller trykt besked til en person eller en gruppe, som normalt sendes via post. Selvfølgelig, i vores elektroniske tidsalder, sendes mange breve via e-mail, enten inden for e-mailens krop eller som en vedhæftet fil. Uanset denne tendens har forretningsbrev stadig traditionelle funktioner. Det er således afgørende, at de i erhvervslivet kender disse funktioner for at få det rigtige indtryk hos forretningsforbindelser.
Salg
På trods af tendensen til at drive forretning elektronisk, "er de traditionelle salgsbrev et vigtigt redskab for moderne forretninger", siger Kenneth Zimmer, professor emeritus ved California State Universitys handels- og økonomiskole og Sue C. Camp, lektor ved Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Desuden hævder Zimmer og Camp, at de fleste forretningsbrev faktisk er salgsbrev, da deres formål er at fremme salget af enten varer eller tjenesteydelser til modtagerne. Der er fem hovedmål for salgsbrev:
- At tiltrække modtagerens opmærksomhed.
- At etablere et venligt forhold til modtageren.
- At appellere modtagerens købsmotiver.
- At overtale modtageren til at gribe ind.
- At give modtageren mulighed for at handle.
PR
Målet med enhver offentlig relationsindsats er at påvirke et målgruppes tro, holdninger eller handlinger. Sådan er det tilfældet med et brev med public relations, forklarer Melvin L. DeFleur og Everette E. Dennis, medforfattere af "Forståelse af massekommunikation: Et liberalt kunstperspektiv." PR-brevets hovedmål er at påvirke positivt et publikums indtryk af virksomheden eller organisation.
Nogle eksempler på public relations-breve er dem, der stræber efter at nå de følgende mål:
- Fremme en ny virksomhed.
- Inviter kunder til at åbne debiteringskonti.
- Tak kunder for deres forretning.
- Velkommen potentielle kunder til samfundet.
- Annoncer et særligt salg eller en service.
- Tilbyde incitamenter til at bruge virksomhedens tjenester.
Anmodninger og svar
De mest rutinemæssige forretningsbrev enten gøre en anmodning eller svare på en, Zimmer og Camp tilstand. Eksempler på anmodningsbreve omfatter reservering af et mødelokale, anmodning om et pristilbud, anmoder om faktureringsopgørelser og opsætning af aftaler. Ikke desto mindre anbefaler Zimmer og Camp at disse rutinebrev "ikke skal behandles rutinemæssigt". Derfor bør du følge visse retningslinjer, når du enten sender en anmodning eller svarer på en:
- Giv fuldstændig information.
- Foretag aldrig urimelige anmodninger.
- Vær nøjagtig og præcis.
- Aldrig være diskret.
Påstande og justeringer
Kunder klager undertiden om fejlbehæftet service eller produkter. Når sådanne tilfælde opstår, skal virksomheder reagere ved at forhandle med kunder for at foretage en tilpasning. Derudover skriver virksomheder også kravsbrev, f.eks. Når en leverandør undlader at sende det rigtige produkt eller slet ikke sender det. Zimmer og Camp siger imidlertid, at om man responderer på eller indsender et krav eller en justering, skal man huske følgende regler:
- Sørg for at du har alle fakta.
- Vær nøjagtig og fuldstændig, når du beskriver kravet.
- Undgå at være accusatorisk, truende eller krævende..
- Vær høflig.
- Foreslå en rimelig løsning, der er behageligt for alle berørte parter.
Social kommunikation
Tillykke med forretningsarbejdere ved særlige lejligheder er en "fælles høflighed og tradition", Zimmer og Camp skrive. Arbejdsgivere bør også sende kondolansbrev, når en associate har tab eller tragedie, reagere hurtigt på formelle invitationer, anerkender pensionering og udtrykker taknemmelighed for gaver, gæstfrihed eller særlig behandling. Ikke anerkendelse af sådanne omstændigheder skildrer virksomheden i et dårligt lys.
Sørg for at formatere bogstaverne korrekt:
- Brug firma brevpapir.
- Juster datoen for korrespondancen til højre for siden.
- Placer modtagerens navn, officielle titel og adresse nederst på siden, justeret til venstre.
- Følg hilsen med et komma, ikke et kolon, for eksempel: Kære Mr. Jones,
- Dobbelt mellemrum mellem hilsen og første afsnit i brevet og mellem hvert afsnit. Men enkeltrummet i hvert stykkes krop.
- Indsæt ikke referencens initialer, kopier noteringer osv.
