Som arbejdsgiver er du ansvarlig for at sende W-2 skatteopgørelser til hver medarbejder senest den 31. januar. Ved at holde dine W-2 kopier på arkiv i flere år beskytter du mod krav, du ikke har sendt dem i tide og tjener som forsvar på en revision.
Opbevaringskrav
Internal Revenue Service kan revidere selvangivelsen for en lille virksomhed i op til tre år efter arkivering, ifølge juridisk hjemmeside Nolo. IRS opfordrer erhvervsejere til at beholde alle skattedokumenter, herunder W-2'er, i mindst fire år efter arkivering. Nolo tilbyder et endnu mere konservativt forslag om at holde journaler i mindst seks år efter arkivering.
Grunde til at holde
Ud over at bruge W-2-erklæringer som dokumentation i en revision, vil du beholde dem, hvis medarbejderne hævder, at de ikke modtog en kopi. Medarbejdere er rettet til at kontakte dig, hvis de ikke modtager en W-2 inden for to uger efter den 31. januar. På dette tidspunkt må du muligvis sende en anden kopi. Du skal også beholde kopier af din virksomhedsbeskatning, herunder afkast, som du har indberettet medarbejderindkomst i i mindst seks år.
