Projektledelse refererer bredt til processen og relaterede aktiviteter til planlægning, organisering og styring af ressourcer for at nå specifikke mål. Projekter begrænses sædvanligvis af faktorer som omfang, budget og tid, hvilket kræver, at projektstyringsfunktionen optimerer ressourcefordelingen og integrerer dem korrekt for at overvinde disse begrænsninger og opfylde foruddefinerede mål. Styring af projektaktiviteter kan ses som en række trin, der skal gennemføres, i overensstemmelse med de fem faser, der definerer projektets livscyklus.
Indvielse
Projektinitiering starter projektets livscyklus og involverer at samle et team ledet af en projektleder og give et overblik over projektet. Oversigten omfatter typisk definition af årsagen til projektet, forretningsmål og strategien for at opnå de ønskede resultater. Derudover gives der et foreløbigt anvendelsesområde, budgetforslag, milepæle og en afslutningsdato. Denne fase vedrører normalt ledende medarbejdere, der opretter en forretningsmand for projektet baseret på en gennemførlighedsundersøgelse og udarbejder et projektcharter, der specificerer projektets vision, omfang, forventninger og implementeringsplan.
Planlægning
Planlægning indebærer at kortlægge alle nødvendige opgaver for projektets gennemførelse og levere realistiske opgaver til færdiggørelse. Planlægningsfasen involverer ofte at oprette en projektstyringsplan for at lede holdet. PMP giver en detaljeret oversigt over krævede færdigheder, risikovurdering, ikke-arbejdsmæssige ressourcer og milepæle for hver opgave. Det identificerer interessenterne og definerer de nødvendige kriterier for en vellykket gennemførelse af hver opgave - hvordan og hvornår aktiviteter vil blive gennemført, procedurer, der skal følges, rapporteringsfrekvens og kommunikationskanaler.
Udførelse
Under gennemførelsesfasen implementeres den planlagte løsning for at opfylde projektets krav. Projektteamet og de nødvendige ressourcer samles og bruges til at skabe de ønskede output fra projektet. Det er en iterativ fase, der involverer fejlfinding, testning og anmeldelser for at opfylde et specifikt sæt produktkrav. Projektlederen overvåger korrekt ressourceallokering for at holde projektet på plan. Han opretholder også kommunikation med både interne og eksterne interessenter - projektgruppemedlemmer, direktion og leverandører - for at diskutere projektstatus.
Kontrollere
Kontrolfasen involverer projektprøvning og overvågning for at sikre, at det arbejde, der udføres, overholder planen og opfylder interessentforventningerne. Målet er klientens accept af projektet. Projektresultater overvåges konstant, og hvis der opstår afvigelser eller klienten anmoder om en bestemt ændring, hentes dataene tilbage til udførelsesprocesserne, så der tages korrigerende handlinger. Denne fase er afsluttet, når leverancer - projektets endelige output - er godkendt af kunden, hvis de har opfyldt de foreskrevne kvalitetsstandarder, der er defineret i planen.
Lukning
Lukningsfasen involverer typisk dokumentation af projektet - en proces, der starter, når leverancer frigives af entreprenøren og formelt accepteres af kunden. Alle relevante materialer overleveres, herunder projektdokumentation, manualer og kildekode. Alle kontraktadministration papirarbejde er afsluttet, fremhævet af de underskrevne kontraktdokumenter for accept. En formel projektrapportrapport, der identificerer og vurderer niveauet af projektsucces samt en kritisk gennemgang af erfaringerne, gives også til kunden.
