Hvis du har en forbrugergreb om et produkt eller en tjeneste, der ikke lever op til dine forventninger, er en af de bedste måder at sikre dine bekymringer på alvor taget ved at skrive et klagebrev. Selv om det kan være svært at bestemme den bedste måde at starte et klagebrev på, er der en række forskellige strategier, du kan tage.
Adressering af brevet
Hvis du adresserer dit klagebrev til en bestemt person, reduceres sandsynligheden for, at dit brev bliver ignoreret eller "falder gennem revnerne." Start dit brev ved at henvende dig til den specifikke person, der har beføjelse til at reagere på din klage. Glem ikke at medtage personens titel. Et selskabs hjemmeside vil typisk have oplysninger om hvem eller hvor hen til direkte kundeklager. Før du skriver dit brev, skal du lave nogle undersøgelser for at sikre, at du sender den til den rette person.
Kom til sagen
Start med en kort overskrift, der refererer til det problem, du forsøger at løse, før dit første afsnit, med så mange detaljer som muligt. F.eks. Hvis din klage vedrører et flyselskabsflyvning, skal du angive rejsedato, rutenummer og flynummer. Efter overskriften skal dit første afsnit opsummere klagen. Kom hurtigt frem, i første punktum i dit første afsnit, og redegør for de specifikke klager i forbindelse med virksomhedens varer eller tjenester. Medtag så mange detaljer som muligt, mens du forbliver koncis og respektfuld.
Begynd med en positiv
En anden metode til at starte et klagebrev er at bruge dit første afsnit til at sige noget positivt om virksomhedens produkter eller tjenester, før du starter med din klage. Denne tilgang sætter læseren i en mindre modsat position, hvilket kan få ham til at være mere villig til at arbejde sammen med dig for at imødegå din klage. Begynd din første sætning med en gunstig oplevelse, du havde med virksomheden i fortiden, og fremhæv nogle af virksomhedens positive attributter, og redegør derefter for klageens karakter i din anden sætning eller afsnit.
Generelle tip
USA.gov tilbyder tips om, hvordan man skriver et effektivt klagebrev, idet man bemærker, at det ofte er en kopi af brev, der sendes i posten, den mest effektive måde at kontakte et firma på. Også du får sandsynligvis bedre resultater, hvis du bruger en direkte, ikke-konfronterende tone; et vredt, truende eller sarkastisk brev kan være mindre effektivt end et brev, der er roligt og rationelt. Derudover skal du klart angive præcist, hvordan du vil have problemet løst. Endelig dokumentere hvert trin du tager og hvert brev du skriver, og hold kopier.
