Balancen opsummerer finansiel information om din virksomhed på et tidspunkt. For eksempel angiver udsagnet "pr. 30. juni 2011", at erklæringen viser den finansielle status på den pågældende dato. Dette resumé af selskabets finansielle aktiviteter afspejler forholdet mellem dets aktiver og passiver. Som sådan giver investoren en ide om hvad han ejer og skylder. Aktiver og forpligtelser i opgørelsen skal balancere, således begrebet "balance".
Fungere
En redegørelse for virksomhedens finansielle stilling, balancen specificerer den grundlæggende regnskabsmæssige ligning: aktiver ens kapital plus forpligtelser. Det viser aktiver på højre eller øverste side, mens der vises forpligtelser og kapital sammen under forskellige hoveder nederst eller langt til højre. Balancepreparatører opregner typisk aktiver og forpligtelser i henhold til deres respektive likviditeter eller løbetider. Derfor opregner de faste og ikke-løbende aktiver først og kontant ved hånden eller bankbalancen senere. Tilsvarende vises langfristede forpligtelser først efterfulgt af kortfristet gæld. Ejerandel eller kapital består af aktiekapital, tilbageholdt overskud fra foregående år og reserver. Det følger ansvaret sektionen.
Anvendelser
Balancen giver nyttige oplysninger til interessenter, herunder investorer, medarbejdere, leverandører og kunder. For eksempel bruger ledere balancen for at afgøre, om virksomheden er i stand til at udvide, eller hvis de skal tage skridt til at styrke reserverne. Investorer bruger balancen til at bestemme muligheden for yderligere investeringer, og banker gennemgår din balance for at afgøre, om du kan tilbagebetale et lån. De seneste balancer beskriver dine udgifter og overskud, og offentlige myndigheder som Internal Revenue Service vil måske også se din balance, fordi det kan hjælpe med at fastlægge de skatter, du skylder.
Komplet billede
Forberedelse af en balance kræver input fra solide og effektive ledelses- og regnskabssystemer, så du kan indsamle, samle og tegne nøjagtige økonomiske tal fra hele organisationen. Administrations-, regnskabs- og internkontrolsystemerne spiller en afgørende rolle for udformningen af økonomiske tal, der er pålidelige, præcise og komplette. Brug balancen i overensstemmelse med pengestrømsopgørelsen og resultatopgørelsen til et komplet billede af din organisation. Sammen med disse tre regnskaber analyserer din virksomheds rentabilitet og pengestrømme.
Ekstra Noter
Da balancens formål er at vise en fuldstændig og retfærdig præsentation af finansielle data, bør du supplere den numeriske præsentation af dine data med noter og yderligere oplysninger i form af arbejds-, begrundelses- og ledelsesforklaringer. Det kan være svært for interessenterne at udlede det fuldstændige paradigme af de saldi, du viser på din balance uden ledsagende noter.For eksempel, hvis dine balancemærkater ikke viser sammensætningen af investeringer, kan det være svært for en investor at finde ud af alle de risici, som din organisation står overfor.
