Skatte- og erstatningsfordelene ved at integrere din virksomhed afbalanceres ud fra større juridiske krav. Du skal drive din virksomhed i henhold til statlige og føderale krav til virksomheders adfærd. Et krav er, at du afholder et årligt møde for aktionærer, selvom du er den eneste ejer. Du skal også holde minutter med at registrere, hvad der skete på mødet.
Hold det simpelt
At holde mødereferater er et lovkrav, men det er også nyttigt. Protokoller viser, at du har opfyldt kravene til et juridisk møde og giver en oversigt over beslutninger, stemmer og handlinger. Du behøver ikke at inkludere hver eneste detalje: hvad der tæller er resultatet af en afstemning, ikke alle punkter i debatten. Du er nødt til at få alle fakta rigtigt. Når minutterne er indtastet, skal alle, der var til stede, blive bedt om at afmelde sig på deres nøjagtighed. Dette beskytter selskabet, hvis nogen bestrider en beslutning senere. Hold sproget almindeligt og formelt, så der er ingen tvivl om, hvordan man fortolker protokollen.
Notifikation
Et S-selskab, endda en enkeltperson, skal have vedtægter. Bestyrelsen fastsætter datoen for det årlige generalforsamling, men du skal alligevel underrette aktionærer på forhånd. Meddelelse indeholder dato, klokkeslæt og sted og en liste over eventuelle handlinger, du vil tage, og eventuelle kandidater til bestyrelsesposter. Når du indsætter protokollen, skal du inkludere en kopi af meddelelsen. Hvis nogen blev meddelt sent, beder hun om at underskrive et frafald af anmeldelsen. Vedhæft det også til minutterne.
Tager deltagelse
Dine minutter skal liste alle, der deltog i mødet - alle aktionærer og alle direktører. Hvis dine vedtægter fastsætter et quorum - et minimum antal deltagere - viser noteringen, at du har opfyldt quorumet, så de afgivne stemmer var juridisk bindende. Hvis vedtægterne ikke fastsætter et quorum, går statens regler ind. Reglerne kan være, at du har et flertal af de stemmeberettigede aktionærer til stede, eller en bestemt del - for eksempel en tredjedel af dem i Delaware - eller din staten må ikke fastsætte et minimum. Hvis du er den eneste ejer, er 100 procent af aktionærerne altid til stede.
Handlinger taget
Et typisk årsmøde indeholder en rapport om virksomhedernes økonomi og en stemme til bestyrelsen. Protokollen skal indeholde kandidatliste og de stemmer, hver kandidat modtog. Hvis S-selskabet ønsker beslutninger om aktionærer i andre spørgsmål, bør protokollen angive spørgsmålet og stemmeafstemningen. Alle de årlige minutter skal gemmes i en fil eller "minutbog", så du har referencerne til rådighed, hvis nogen rejser spørgsmål om, hvordan møderne blev udført.
