Formålet med en medarbejderpræstationsrevision er to gange - for at give lederen mulighed for at give medarbejderens feedback og give medarbejderen en chance for at give feedback til lederen. Det er en tovejsgade designet til at være et vigtigt element i præstationsforbedringsprocessen. Ved at sikre, at medarbejderne ved, hvad der forventes af dem, og ved at etablere foranstaltninger med god præstation, som både ledere og medarbejdere forstår, kan gennemgangsprocessen være ligetil.
Feedback til medarbejdere
At give feedback til medarbejderen er det mest overvejede formål med en medarbejderanmeldelse, og det er vigtigt. Lederen vil reflektere over præstationsperioden (generelt et år) og diskutere måder, hvorpå medarbejderens præstationer overskredes, opfyldte eller ikke opfyldte forventningerne. Disse bemærkninger bør ikke overraske medarbejderen - ledere skal give tilstrækkelig tilbagemelding året rundt, at oplysningerne i en årsberetning ikke kommer som et chok. Enhver ændring i medarbejdernes præstationer - godt eller dårligt - skal anerkendes og adresseres, når det sker, ikke holdes før den formelle gennemgang. Revisionen er en tid til at se over årets aktiviteter, men medarbejderen skulle allerede have haft en indikation af, hvordan de gjorde det.
Feedback fra medarbejderen
Ledere skal bede om input fra medarbejdere før og under revisionen. Ledere spørger nogle gange medarbejdere om at gennemgå deres egen præstation som forberedelse til gennemgangssessionen. Sessionen giver også mulighed for at høre fra medarbejderen og finde ud af, om der findes barrierer, som forhindrer præstationer, eller hvis medarbejderen har brug for yderligere ressourcer eller uddannelse til at udføre jobbet effektivt. Det kan også være nyttigt at lære af medarbejderen, hvor godt lederen gør på at opfylde medarbejderens behov og yde coaching, rådgivning og support igennem året.
Planlægning for vækst
Hvis lederen har kommunikeret med medarbejderen året rundt, da præstationsproblemer opstår, kan præstationsvurderingsmødet fokusere mere på vækstpotentialet end på præstationsspørgsmål. Dette kan være den største fordel ved revisionsprocessen. Hvilke muligheder interesserer medarbejderen? Hvilke muligheder har lederen til gavn for både medarbejderen og organisationen?
Oprettelse af målbare mål
Resultatrevisionen skal indeholde en diskussion af mål for den næste revisionsperiode. Målene skal være specifikke og faktabaserede. Nøgleopgaver, der skal udfyldes, skal identificeres, ligesom ydeevneområder, der skal forbedres. Disse mål skal være målelige, så både medarbejder og leder nemt kan acceptere, i den næste vurderingsperiode, om de er blevet gennemført. Målene skal dokumenteres og evalueres gennem hele året samt ved den næste formelle gennemgangssession.
Planlægning for opfølgning
Leder og medarbejder bør planlægge et opfølgningsmøde for at sikre, at der gøres fremskridt, især hvis der er identificeret områder til forbedring. For eksempel kan medarbejderen arbejde for at være mindre kritisk overfor andres arbejde. Dette kan drøftes i gennemgangssessionen, og der kan etableres møder for at diskutere hvordan tingene går - måske en, to og tre måneder efter den årlige gennemgang. En god ide for ledere er at have regelmæssigt planlagte møder med medarbejdere for at diskutere præstationer og foretage tilpasninger til mål, når forholdene ændres. Resultatplanen skal være fleksibel nok til at give mulighed for ændringer i løbet af året.
