Din leder har bedt dig om at undersøge en markedsudvikling og udarbejde en rapport til din afdeling, så din virksomhed kan skabe en strategi for at øge sin markedsandel og overskud. På dette tidspunkt skal du bestemme hvilken type rapport du skal skrive. At kende forskellene mellem formelle og uformelle rapporter hjælper dig med at vælge den rigtige stil.
Uformel rapport
Uformelle rapporter er typisk interne rapporter og kan gå til andre medlemmer af afdelingen og afdelingslederne. De bruges også til rapporter, der vil cirkulere i hele virksomheden. De bruger personlige pronomen og sammentrækninger. Selv om rapporten kan være flere afsnit lang, er den typisk meget kortere end en formel rapport. Ingen indholdsside er inkluderet. Uformelle rapporter kan endda formateres som et notat.
Uformel struktur
Din introduktion og konklusion er inkluderet i rapportens krop, og der er ingen abstrakt. Medtag meget korte overskrifter, hvis det er nødvendigt. I introduktionen skal du kort redegøre for problemet, hvad du har gjort og din endelige konklusion. Du har en målgruppe, så tal direkte med dem i din diskussion. Angiv fakta og ikke pynte detaljerne, men sørg for, at rapporten er forståelig. Påmind læseren hvad dine konklusioner var. Din rapport vil være retfærdiggjort med en 10- til 12-punkts skrifttype. Medtag dine anbefalinger og de fremskridt, du har gjort for at løse problemet. Vær positiv over forventningerne og anbefalingerne.
Formel rapport
Hvis du skriver en rapport til øverste ledelse eller for en anden organisation, skal du have en formel rapport. Formelle rapporter bruges også til forskningspapirer i videregående uddannelser. Formelle rapporter er længere og velundersøgte. Formelle rapporter er upersonlige, bruger sjældent personlige pronomen og sammentrækninger.Resumeer er placeret på separate sider og har normalt mere end en overskrift. Formelle rapporter kan også blive forfulgt af et forslag. Inkluder en indholdsside, hvis din rapport er mere end fem sider lang. Et brev eller et notat kan være påkrævet.
Formel struktur
Medtag en forsiden, der ligner et bogomslag. Abstrakt opsummerer kortfattet problemet, forsknings- processen og de endelige konklusioner på en side eller mindre. Din titelside dækker titlen på rapporten, den person, der udarbejdede rapporten, udgiveren og indsendelsesdatoen. Sammendrag din oprindelige afhandling eller formålet med undersøgelsen og inkludere alle de detaljer, der er nødvendige for dit publikum for at forstå spørgsmålet helt. Medtag en indholdsfortegnelse og en liste over tabeller og tal. Karakteren af din rapport vil indeholde en introduktion, et overblik over forskningen og de endelige konklusioner og anbefalinger. Afslut din rapport med anerkendelser, en liste over referencer, hvor du fandt din forskning og eventuelle bilag.
