Sæsonbestemt, 24-timers serviceforventninger og evnen til at tilpasse sig et stadigt skiftende miljø gør organiserede arbejdsgange vitale til effektive hoteloperationer. Selv om arbejdsaktiviteterne til tider vil strømme i en jævn rækkefølge, kan de samme aktiviteter i overfyldte tider overlappe hinanden. Dette gør et effektivt kommunikationssystem en vigtig del af reglerne, ruter og roller, der går ind i en organiseret arbejdsstrøm.
Planlæg Workflow
Opret et vertikalt workflowdiagram, der identificerer hver afdeling eller område og viser rækkefølgen af opgaver ved hjælp af tekstbokse, forbindelsespile og tal for at identificere retningen af arbejdsgangen. For et lille hotel kan disse omfatte kunder, receptionen og husholdningsafdelingen. For eksempel ville diagrammet bryde booking et værelse i hvert af dens trin: en gæst foretager en reservation, modtager en bekræftelse og ankommer til receptionen, hvor receptionens medarbejdere behandler check-in. Når gæsten tjekker, behandler receptionen kassen og meddeler husholdning.
Analyser opgaver
I et hotel arbejdsmiljø er der tidspunkter, hvor opgaver og ansvar skal overlappe hinanden. Brug arbejdsflowdiagrammet som reference, analyser opgaver udført under hvert skift for bedre at forudse personalebehov. For eksempel kan medarbejdere i tredje skift receptionen være i stand til at håndtere lette husholdningsopgaver og yderligere administrative opgaver som f.eks. Opdatering af reservationsdatabasen eller besvarelse af e-mails. Dette kan eliminere behovet for at planlægge om natten rengøring og frigivelse tid for første og anden skift medarbejdere.
Planlægning af medarbejdere
Både medarbejderplanlægning og opgavefrister skal være fleksible. For eksempel, hvis din normale check-in tid er middag, skal husholdning have værelser rene og klare på det tidspunkt. Du skal dog tilpasse tidsplaner eller ansætte midlertidige medarbejdere i travle tider. Det samme gælder for receptionens personale. Hvis du normalt planlægger to personer om dagen og en person natten over, skal du muligvis justere arbejdsplaner - nogle gange med lidt forudgående varsel - for at give overlapningsdækning i travle tider.
Kommunikationsplanlægning
En god kommunikationsplan er afgørende for en organiseret arbejdsstrøm. Gennemgå arbejdsdiagrammet og identificer kritiske kommunikationspunkter. Eksempler omfatter skiftevekslingsmøder, indkaldelsesprocedurer, husstandsulykker og procedurer for opdatering af tilfældige køb, som gæsterne foretager under deres ophold. For eksempel skal husholdningspersonale informere receptionen, når en gæst fjerner genstande fra rummets køleskab. Inkluder procedurer for at kommunikere arbejdsgangsændringer for at sikre, at intet overses. Det kan også kræve, at der købes ekstra udstyr såsom tovejs radioer eller mobiltelefoner til medarbejdere på opkald.
