Ligesom mange områder i det moderne liv har computere ændret den måde, regnskaberne udføres på, både for privat økonomi og for små og store virksomheder. I stedet for at lave endeløse rækker af manuelle indgange og beregninger for hånd, har computere gjort meget af regnskabsprocessen automatisk, når de grundlæggende data er indtastet. Men computeriseret regnskab er ikke uden ulempe, og fordele og ulemper bør både overvejes, inden der anvendes edb-regnskab.
Øget produktivitet
Computere er kendt for effektivitet, og regnskaber er ingen undtagelse fra denne regel. Brugen af computerbaseret regnskab eliminerer duplikering af indtastninger, håndskrevne ledger og noter og manuelle beregninger, hvilket sparer medarbejder tid og giver det samme personale mulighed for at håndtere større antal transaktioner og rapporter.
Automatiseret rapportgenerering
I stedet for at blive tvunget til at oprette standard finansielle rapporter for hånden hver gang de er nødvendige, tilvejebringer computeriseret regnskab næsten øjeblikkelig oprettelse af standardrapporter som kontosaldi, prøvebalancer, generaldirektører, resultatopgørelser og andre typiske rapporteringskrav.
Forbedret nøjagtighed
Fordi så mange beregninger er nødvendige for præcis regnskab, er computere en ideel løsning på menneskelig fejl. Selvom der stadig kan opstå fejl i dataregistreringen, vil computerens beregninger øge nøjagtigheden og pålideligheden af virksomhedens rapporter.
Fleksibilitet og aktualitet
Computeriseret regnskab udmærker sig ved manipulering af data og giver fleksibilitet i rapportering og dataanalyse, at manuel regnskab ikke kan matche. Så længe dataene er indtastet i tide, kan opdaterede rapporter straks genereres, der indeholder virksomhedens seneste oplysninger.
Let databeskyttelse
I tilfælde af at data er beskadiget eller rapporter er beskadiget eller tabt, giver computeriseret regnskab øjeblikkelig genoprettelse fra backup, hvilket sikrer, at vigtige oplysninger ikke går tabt. Digitale sikkerhedskopier kan opretholdes på eller uden for stedet for yderligere beskyttelse af vitale oplysninger.
Personale tilfredshed
Ved at eliminere meget af det rutinemæssige arbejde, der er involveret i manuel regnskabering, gør det muligt for medarbejdere at fokusere på bredere opgaver og minimere den tid, der bruges til at udføre kedelige, gentagne opgaver som manuelle beregninger. Som følge heraf kan medarbejderne forvente større jobtilfredshed.
Indledende omkostninger
På trods af mange fordele er en ulempe ved edb-bogføring de oprindelige omkostninger ved etablering af systemet. Mens prisen på computere er faldet dramatisk år efter år, forbliver regnskabssoftware dyrt og kan koste tusindvis af dollars.
Personaleuddannelse
Computeriserede regnskabssystemer kræver også specifik softwareuddannelse for personale, der påfører ekstra træningsudgifter til virksomheden og forlænger den tid, det tager at installere systemet, før det kan udnyttes.
Pålidelighed
Computeriserede regnskabssystemer er naturligt sårbare over for problemer som computervirus, strømfejl og hardwarefejl, der kan påvirke systemets pålidelighed og tilgængelighed. Korrigering af computerproblemer vil medføre tabt tid og produktivitet.
Distributionsproblemer
Væsentlige problemer for virksomheden kan skyldes manglende korrekt oprettelse af regnskabssoftware eller ved valg af den forkerte softwarepakke for at imødekomme virksomhedens behov.Utilstrækkelig eller unøjagtig rapportering kan resultere, hvilket kræver tabt tid for at rette op på problemet eller implementere en ny softwareopløsning.
