Alle har haft en dårlig kundeservice oplevelse, og i denne dag og alder forventer vi mere for vores penge. Hvis du skriver et korrekt ordret brev til den rigtige person for at forklare, hvad der skete, kan du få en refusion eller en erstatning, afhængigt af dit problem.
Indsamle fakta. Hvis du har en kvittering fra et køb, skal du have det foran dig. Sørg for, at du kender dato og tidspunkt for hændelsen, samt navnet på den ansvarlige medarbejder, hvis det er muligt.
Skrab ned dine klager først. Nogle gange efter en oplevelse med dårlig kundeservice kan du være vred og ikke tænke rationelt. Scribble det hele først og få det ud af dit system!
Find ud af, hvem der skal adressere brevet til. Hvis en medarbejder behandlede dig dårligt, skal du finde ud af, hvem butikschefen er. Et hurtigt kig online eller et kort telefonopkald finder dig disse oplysninger. Hvis det var en leder, skal du finde ud af, hvem ejeren eller den regionale leder er for at få brevet i de rigtige hænder. Mange større virksomheder har en formular, du kan udfylde online, men de får næsten aldrig svar. Det er bedre at skrive og sende dit eget brev.
Start med at skrive dit brev. I første afsnit skal du prøve at nævne noget godt om forretningen eller oplevelsen. Hvis du har shoppet der før uden problemer, så fortæl dem det. Tilføjelse af nogle positive kommentarer vil hjælpe den samlede tone i brevet.
I det følgende afsnit (er) skal du forklare situationen. Angiv datoen, tidspunktet og medarbejderens navn og gå i detaljer om, hvad der gik galt, og hvorfor det var uacceptabelt for dig.
Efter din liste over klager tilføj et afsnit med det, du beder om, for at gøre tingene rigtige. Hvis du gik ud at spise og maden var forfærdelig, bede om et gratis måltid, så du kan give deres restaurant en chance. Hvis produktet var uønsket, spørg om en refusion, så du kan købe et bedre produkt andre steder. Hvis du bare skriver for at gøre dem opmærksomme på en dårlig situation, fortæl dem det.
Luk dit brev igen ved at sige noget positivt om virksomheden eller tjenesten.
Skriv dit brev og tilføj dit navn, adresse og telefonnummer under din underskrift, så lederen / ejeren kan kontakte dig.
Den bedste måde at få dette brev i de rigtige hænder er at levere det, hvis det overhovedet er muligt. Hvis situationen er sket lokalt, gå ind i butikken og bede om at tale med den person, du har adresseret brevet til. Dette får du meget hurtigere resultater. Du kan forklare brevet der og da, eller du kan bare give det til dem og forlade.
Hvis håndlevering ikke er mulig, mail brevet.
Giv lederen en uge eller så for at komme tilbage til dig. Hvis du ikke hører noget efter det tidsrum, skal du ringe til dem og spørge, om dit brev er blevet modtaget. Ofte arbejder de på en plan for at bevare dig som kunde og nogle gange tager det mere end et par dage at regne ud.
Hvis virksomheden gør alt for at gøre tingene rigtige, fortæl folk det. God kundeservice fortjener at blive spredt af mund til mund!
Tips
-
Skriv ikke brevet, når du stadig er sur. Giv dig selv et par dage til at roe ned om nødvendigt.
