Når medarbejdernes præstationer falder under virksomhedens forventninger, udvikler mange arbejdsgivere præstationsforbedringsplaner. Formålet med en præstationsforbedringsplan er at give medarbejderen en chance for at afhjælpe funktionsmanglerne ved hjælp af en struktureret metode, der omfatter vejledende vejledning og regelmæssig overvågning for at måle fremskridt. Nogle præstationsforbedringsplaner er den sidste mulighed, en medarbejder skal forblive ansat. Konstruer derfor planer med strenge retningslinjer, som beskriver konsekvenser, som en medarbejder bliver gjort opmærksom på, når du skriver planen.
Gennemgå medarbejderens præstationsvurdering for den aktuelle evalueringsperiode. Sammenlign det med præstationsvurderinger for tidligere vurderinger for at afgøre, om medarbejderen har demonstreret tidligere færdigheder vedrørende aktuelle problemer.
Angiv præstationsstandarderne, hvor medarbejderens præstationer ikke overholder forventningerne. For eksempel, hvis præstationsstandarderne indikerer en kundeservice agent skal opretholde 85 procent tilfredshed ved tilbagemeldinger fra kunder, skal en medarbejder, hvis rating kun er 60 procent, forbedre. Områder til forbedring kan omfatte kommunikationsfærdigheder, kundesupportprocedurer og muligvis forhandlings- og konfliktløsningskompetencer.
Diskuter medarbejderens styrker og hvordan man bruger disse færdigheder til at forbedre på områder, hvor hans præstationer skal forbedres. For eksempel kan en medarbejder, der demonstrerer fremragende færdigheder i at yde kundesupport via telefon, arbejde på at overføre disse gode kommunikationsevner, når de hjælper kunderne i ansigt til ansigt interaktion. Spørg medarbejderen om input til, hvordan han kan forbedre, såsom jobkompetenceuddannelse eller en-til-en vejledning fra en vejleder eller en erfaren medarbejder.
Angiv områder for forbedring i rækkefølge af deres prioritet. Kritiske områder kommer først, efterfulgt af områder, hvor medarbejderen kan foretage efterfølgende forbedringer eller mindre justeringer. Overvej at integrere mindre tilpasninger til forbedring, hvis de er relativt nemme løsninger, som medarbejderen kan løse med det samme.
Dokumentere medarbejderens feedback og vejledningens anbefalinger. Konstruer en skriftlig plan, der angiver funktionsmangler i overensstemmelse med præstationsstandarderne. Herudover skal du liste de aktiviteter, medarbejderen vil tage for at forbedre og de nødvendige ressourcer til forbedring.
Planlæg milepæle for at overvåge fremskridt på planen for forbedring af præstationerne. For eksempel, hvis planens varighed er 45 dage, skal ugentlige opfølgende konferencer med en vejleder afsløre trinvise forbedringer.
Angiv konsekvenserne af ikke at følge betingelserne i præstationsforbedringsplanen. Afhængigt af de områder og forbedringstyper, kan fjernelse fra stillingen eller endda opsigelse skyldes, at en medarbejder ikke opfylder betingelserne i planen.
Få aftale fra medarbejderen om vilkårene og betingelserne for præstationsforbedringsplanen. Giv medarbejderen en kopi af planen og bede ham om at underskrive den for at indikere, at han forstår kravene og konsekvenserne.
Vedhæft en kopi af den nuværende præstationsvurderingsplan til præstationsforbedringsplanen og indsæt begge dokumenter i medarbejderens personaledatabase.
