At have en politik og procedurhåndbog online gør det muligt for enhver medarbejder at se politikker og procedurer til enhver tid uden at skulle bekymre sig om de seneste opdateringer. Compayen undgår at udskrive flere papirkopier efter behov for forskellige afdelinger. Det første skridt er at skrive politik og procedure manualen, og det næste er at oprette en gratis konto med Google Docs, en web-baseret grænseflade, der giver et medlem mulighed for at uploade dokumenter og dele dem med andre. Upload derefter dokumentet og indstil tilladelsesniveauet for dem, der kan se dokumentet.
Elementer du skal bruge
-
Ordbehandlingssoftware installeret på en pc
-
internetforbindelse
-
Email adresse
Åbn et nyt dokument i dit tekstbehandlingsprogram. Kortfattet redegøre for hvilket indhold der skal indgå i politik- og procedurhåndbogen. Du kan nedbryde manualen efter afdeling og derefter ved opgave i hver afdeling. Sørg for at inkludere kontaktoplysninger for nøglemedarbejdere med ansvar for hver afdeling. Formater og korrekturlæse dokumentet. Gem dit arbejde.
Log på internettet og besøg google.docs.com. Opret en konto ved hjælp af en udpeget arbejds-email-adresse med et kodeord, der indeholder bogstaver og tal. Tjek din e-mail for bekræftelsesemail fra Google med oplysninger om din nye konto og klik på bekræftelseslinket i e-mailen for at fuldføre kontoprocessen.
Log tilbage til din nyoprettede konto. Klik på "Upload dokument" i nærheden af menupunkterne til venstre. Et nyt vindue vil blive vist med to sektioner i det. Den venstre bjælke viser skrivebordet eller filerne på harddisken, afhængigt af hvordan du har konfigureret det. Brug pilikonerne øverst i vinduet til at navigere til, hvor du har gemt politik- og procedurhåndbogen. Klik på politik og procedure manual fil for at gøre det vises i "Filnavn" boksen. Klik på "Åbn". Google docs viser dig en statuslinje, når uploaden er gennemført.
Klik på "Tilbage til at administrere dokumenter." Klik på afkrydsningsfeltet tomt ved siden af den nyligt uploadede Policy and Procedure Manual.
Klik på "Del dokument" i værktøjslinjen over manualen. Dette åbner en anden lille boks, hvor du kan indtaste e-mailadresserne for dem, som du vil have tilladelse til at se eller redigere dokumentet. Medmindre din vejleder har fortalt dig anderledes, skal du vælge "View" for lige nu. Når du klikker på "Inviter", sender den en ny e-mail til dem, du har angivet, så de ved, at der er et nyt dokument, de kan se. Du har nu en komplet online politik og procedure manual.
Tips
-
Du kan tilpasse indstillingerne ved at spille med tilladelses- og meddelelsesniveauer. Hvis du vil, kan Google Dokumenter informere dem, du inviterer, hver gang der foretages en ændring af dokumentet. Dette gør det muligt for dine kolleger at vide, at der er en opdateret version, som du kan se. Alternativt giver Google Dokumenter også et link fra hovedsiden for at dele dit dokument som en permanent weblink, hvilket kan gøre det nemmere at distribuere til større mængder af mennesker og eliminere, at du skal opdatere tilladelsesniveauer dagligt.
Advarsel
Del ikke Google Docs-adgangskoden med nogen, du ikke vil have adgang til at foretage ændringer i kontoen.
