Nogle gange kan ideen om at udarbejde politikker og procedurer virke overvældende. En grundlæggende forståelse af dette dokument og dets formål kan dog hjælpe. Det første skridt er at lære definitionen af disse vilkår og hvad der gør dem forskellige.
Tips
-
En politik giver et bredt overblik over virksomhedens mål. En procedure viser medarbejderne præcis, hvad de skal gøre for at nå målet.
Politik vs Proces
Hovedforskellen mellem en politik og en procedure er, hvad den kommunikerer til dine medarbejdere. En politik giver et overblik over virksomhedens holdning til et problem. En proces eller politik giver medarbejdere anvisninger om, hvordan man implementerer politikken.
Enhver politik i din virksomhed skal være kortfattet og enkel. Det burde formidle et klart mål, at selv en helt ny medarbejder kan forstå. Kun politikker, der følger disse retningslinjer, kan holde din virksomhed på rette spor.
Procedurerne støtter derefter de politikker, du har på plads. Processen skal være klar og dække næsten enhver variation af et problem. For eksempel bør en returprocedure indeholde, hvad der skal gøres, hvis kunden har en kvittering, ikke har købsbevis eller har brugt det pågældende emne. Bullet punkter og korte afsnit kan gøre processen nem at læse og iagttage.
Et eksempel at følge
IT-retningslinjer og procedurer er vigtige i mange virksomheder. En fælles politik er, at medarbejderne ikke skal få adgang til sociale medier under arbejdet. Retningslinjerne kan sige, at virksomheden hilser medarbejderne velkommen til at få adgang til sociale medier i pauser eller når det er nødvendigt for deres arbejdsfunktioner.
Procedurerne for at håndhæve denne politik kan omfatte måder at rapportere upassende computerbrug og trin, som tilsynsførende kan tage for at stoppe adfærd. Du kan skitsere kommandoen, som disse rapporter skal følge, og hvilke medarbejdere der kan forvente, hvis de fortsætter med at overtræde politikken.
Typer af retningslinjer
Du bør oprette procedurer og politikker for alle områder af din virksomhed.Når medarbejderne har spørgsmål om, hvordan man kan interagere med kunder, hinanden, ledelse eller udstyr, skal de kunne konsultere retningslinjerne.
Mange virksomheder har overordnede retningslinjer for medarbejderadfærd, der fastsætter regler for, hvordan personalet skal klæde sig, handle og udføre på arbejde. Andre vigtige områder, der skal dækkes, er disciplin, ligebehandling, seksuel chikane, deltagelse, jobpræstation og sikkerhed på arbejdspladsen.
Ikke altid One-to-One
Procedurer sikkerhedskopierer ofte virksomhedspolitikker. Der er dog ikke altid et forhold mellem processer og procedurer. For eksempel kan du oprette politikker, der dikterer, at dit personale skal være fri for ulovlig stofbrug, skal aldrig seksuelt chikanere andre medarbejdere og ikke kan tage penge fra registret. Derefter kan du have en procedure, der dækker, hvordan du håndterer rapporter om disse adfærd.
Hvorfor oprette procedurer og politikker
Enhver virksomhed med medarbejdere har brug for politikker og procedurer til at lede arbejdstagere. Disse retningslinjer hjælper med at sikre, at alle i et firma reagerer på samme måde til samme begivenhed. Denne sammenhæng giver dig, virksomhedsejeren, mulighed for at træde væk nogle gange. Du kan påtage sig andre opgaver og endda have en fridag, når du ved, at dine medarbejdere kan tage sig af erhvervslivet.
Det kan også holde kunderne tilbage og opbygge et positivt mærkebillede. For eksempel kan kunder, der oplever forskellige tilbagesendelsespolitikker, hver gang de kommer ind, dyrke negative følelser om dit brand. Kunder, der ved hvad de kan forvente, ved, at de kan regne med din virksomhed.
Beskyt din virksomhed
En anden grund til at skrive klare retningslinjer for politik og procedurer er at beskytte din virksomhed mod retssager. Et fremtrædende eksempel på dette er disciplinære retningslinjer. Du bør skitsere medarbejdernes forventninger, disciplinære processer, og når du bliver nødt til at afskedige medarbejdere.
Følg din proces hver gang en medarbejder overtræder dine politikker. Hvis du er nødt til at fjerne nogen fra dit personale, kan du beholde ulovlige opsigelsesprocedurer i skak. Dokumentation af din proces giver dig bevis for, at du har handlet lovligt.
