Skrivning af forretningskontroller er anderledes end at skrive personlige checks, fordi der lægges mere information på checken - normalt på checkstubben - så både dig og betalingsmodtageren ved præcist, hvordan betalingen skal anvendes. Desuden vil alle dine forretningskontroller blive opført på dine konti, så dine kontanter og konti, der betales, bliver holdt aktuelle. Dine forretningskontroller kan komme i to eksemplarer eller tre eksemplarer, så kontroller, at kopierne kan opbevares til fremtidig reference. Endelig kan forretningskontroller, i modsætning til personlige checks, kræve mere end en underskrift. Efter et sæt system til at skrive dine forretningskontroller vil processen blive effektiv og redde dig fra at lave fejl.
Få klar alle oplysninger, der er nødvendige for at skrive din virksomhedskontrol. Du skal bruge det fuldstændige navn på alle betalingsmodtagere, betalingsmodtagernes adresser, tallene og beløbene på alle fakturaer eller konti, der skal betales, og de samlede checksumre. Hvis du bruger et computeriseret regnskabsprogram til at udskrive dine checks, skal du følge instruktionerne i din softwarebrugsanvisning. Du skal sandsynligvis vælge hver faktura eller konto for betaling, og derefter udskrive en rapport til korrektur, inden du kontrollerer udskrivningen.
Juster din virksomhedskontrol i din printer, hvis du bruger en computer til at udskrive dine checks. Ellers forberede sig til at skrive dine checks manuelt.
Udskriv eller skriv alle dine betalingsoplysninger på dine virksomhedscheckstubs. Hvis du bruger et computerregnskabsprogram, udskrives hver kontrolstub automatisk. Hvis du skriver dine checks manuelt, skal du være opmærksom på betalingsmodtagerens navn, leverandørens kontonummer for modtageren, dato for checken, nummeret på hver faktura eller konto, der skal betales, og det beløb, der er betalt for fakturaen eller konto. Endelig bemærk det samlede beløb for checken.
Udskriv din virksomhedskontrol. Hvis du bruger en computer, udskrives hver enkelt check automatisk. Du skal kun overvåge printeren for at være sikker på, at dine checks forbliver justeret. Hvis du skriver din forretningskontrol for hånd, øverst og til højre side af checken er et sted for checkdatoen. Under datoen, der begynder på venstre side, skal du trykke på betalingsmodtagerens navn efter "Betal til ordren". Hvis pladsen tillader det, skal du også medtage betalingsmodtagerens adresse. Nedenfor oplysninger om betalingsmodtageren, der begynder på venstre side, udskrives mængden af kontrollen ved hjælp af ord for hele dollar og numeriske fraktioner for cent - "For eksempel 100/100 dollar". Endelig til højre til højre, udfyld dollarbeløbet ved hjælp af tal - "$ 100.00."
Optag dine forretningskontroller i dit checkregister. Hvis du bruger et computeriseret regnskabsprogram til at udskrive din virksomhedskontrol, kan disse oplysninger optages automatisk, eller du kan muligvis sende det senere. Udskriv en komplet rapport for dine papiroptegnelser. Hvis du registrerer din check manuelt, skal du inkludere checkdatoen, betalingsmodtagerens navn, fakturaer eller konti, der er betalt, beløbet betalt til hver faktura eller konto og det samlede beløb for checken. Opdater dine ledgers for alle berørte konti.
Prooflæse dine checks! Alle gør lejlighedsvis fejl. En ekstra nul kan f.eks. Være en ødelæggende fejl.
Lav en sikkerhedskopi af dine data, hvis du bruger et computeriseret regnskabsprogram. Så hvis et separat trin er påkrævet for at sende dine checks, gør det nu.
Få dine forretningskontroller underskrevet af den person, der har beføjelse til at underskrive checks. Nogle forretningskontroller kræver mere end en underskrift. Sørg for, at du får alle nødvendige underskrifter, inden du sender dine checks.
Fill dine checkkopier med dine betalte fakturaer eller regninger, hvis du bruger dobbelt eller tredobbelt formularkontrol. Hvis du ikke har checkkopier, skal du notere kontonummeret, datoen og betalingsbeløbet på hver betalt faktura inden arkivering.
